When uploading data into PTO, one of the core requirements is that each row of data represents a student being in a class.
This page is about how run a macro that will convert the classes from appearing across the row, into a row for each.
In a nutshell
This macro is designed to convert data from this shape…
…into this shape:
Classes of each student should go down the page. The matching student details should be replicated next to each of these classes.
Spreadsheet Preparation
1. Make sure that the sheet within the spreadsheet, is the furthermost left one.
2. Make sure that the information that will be replicated next to each class is on the left side
This should include student fields (column headings starting with 'S')
This should include the academic year level of the student (CGN)
This can include parent fields (column heading starting with 'P', if you have them in this data)
3. Make sure that the columns of class information is on the right side
Be careful not to include the student sort code as part of the classes, particularly if the class details are codes
Using the macro
1. Remain on the sheet with the student and class information going across each row.
2. Press ALT/F11 (or for Mac users Go to Tools > Macro > Visual Basic Editor)
3. In the new page that opens, double-click on ‘This Workbook’, on the left of the page
4. Open the file belowLors du téléchargement de données dans PTO, l'une des exigences fondamentales est que chaque ligne de données représente un étudiant dans une classe.
Cette page explique comment exécuter une macro qui convertira les classes qui apparaissent sur la ligne, en une ligne pour chacune d'entre elles.
En résumé
Cette macro est conçue pour convertir les données de cette forme...
...en cette forme :
Les classes de chaque étudiant doivent descendre dans la page. Les détails de l'étudiant correspondant doivent être reproduits à côté de chacune de ces classes.
Préparation de la Feuille de Calcul
1. Assurez-vous que la feuille dans la feuille de calcul est la plus à gauche.
2. Assurez-vous que les informations qui seront reproduites à côté de chaque classe se trouvent sur le côté gauche
Il s'agit des champs concernant les étudiants (les en-têtes de colonnes commencent par 'S')
Il s'agit également du niveau scolaire de l'étudiant (CGN)
Il peut s'agir de champs relatifs aux parents (en-tête de colonne commençant par 'P', si vous les avez dans ces données).
3. Assurez-vous que les colonnes d'informations sur les classes se trouvent sur le côté droit
Veillez à ne pas inclure le code de tri de l'étudiant dans les classes, en particulier si les détails de la classe sont des codes
Utilisation de la macro
1. Restez sur la feuille, les étudiants et les informations sur les classes traversant chaque ligne.
2. Appuyez sur ALT/F11 (ou, pour les utilisateurs Mac, allez dans Outils > Macro > Éditeur Visual Basic)
3. Dans la nouvelle page qui s'ouvre, double-cliquez sur « Ce Classeur », à gauche de la page
4. Ouvrez le fichier ci-dessous
| View file | ||
|---|---|---|
|
5. Copy and paste all of the text in the file, into the empty space on the right in Visual Basic Editor
6. Click the play button in Visual Basic Editor, to run the macro
7. Proceed as guided on the screen
The number of student columns, when required, are the ones referred to in point 2 of Spreadsheet Preparation
The number of class columns, when required, are the maximum number of columns referred to in point 3 of Spreadsheet Preparation
8. When notified that the macro is done, click the Excel icon to return to your spreadsheet
9. You can now add merge in any additional data required, in order to upload the data to PTO
Copiez et collez tout le texte du fichier dans l'espace vide à droite dans l'éditeur Visual Basic
6. Cliquez sur le bouton de lecture dans l'éditeur Visual Basic, pour exécuter la macro
7. Procédez comme indiqué à l'écran
Le nombre de colonnes d'étudiants, si nécessaire, est celui mentionné au point 2 de la Préparation de la Feuille de Calcul.
Le nombre de colonnes de classes, si nécessaire, est le nombre maximum de colonnes mentionné au point 3 de la Préparation de la Feuille de Calcul
8. Lorsque vous êtes informé que la macro est terminée, cliquez sur l'icône Excel pour revenir à votre feuille de calcul
9. Vous pouvez maintenant fusionner toutes les données supplémentaires requises, afin de télécharger les données vers PTO
Pour obtenir des instructions sur la façon de fusionner des informations provenant d'autres feuilles de calcul dans celle-ci, référez-vous à Merging Spreadsheets Together for PTO