PTO names for parents, student, and teachers to be split into a first name, and a surname. Parent details can be consolidated into one profile, which only allows one set of bookings.
This page is about how to run a macro to correctly divide two parents' contact details into the required format for one parent profile.
In a nutshell
This macro is designed to convert data from this shape…
…into this shape:
The macro will detach the last ‘word’ of the name, making allowances for several common surname formats that have two of more ‘words’.
As shown, the surname should only be populated with one of the surnames (where there are two). This is to allow for simple login procedure for parents, and easy location of the name in a list for administrators.
Using the macro
1. Make sure there are two empty columns directly to the right of the name that has the parent columns, and label as appropriate
2. Click the blank cell directly on the right of the first name
3. Go to Tools > Macro > Visual Basic Editor
4. In the new page that opens, double-click on ‘This Workbook’, on the left of the page
Les noms des parents, des étudiants et des enseignants peuvent être divisés en un prénom et un nom. Les coordonnées des parents peuvent être regroupées dans un seul profil, qui ne permet qu'un seul jeu de réservations.
Cette page explique comment exécuter une macro pour diviser correctement les coordonnées de deux parents dans le format requis pour ne créer qu'un seul profil de parent.
En résumé
Cette macro est conçue pour convertir les données de cette forme...
...à cette forme :
La macro détachera le dernier « mot » du nom, en tenant compte de plusieurs formats de nom de famille courants qui ont deux « mots » ou plus.
Comme indiqué, le nom ne doit être rempli qu'avec l'un des noms de famille (lorsqu'il y en a deux). Cela permet de simplifier la procédure de connexion pour les parents et de localiser facilement le nom dans une liste pour les administrateurs.
Utilisation de la macro
1. Assurez-vous qu'il y a deux colonnes vides directement à droite du nom qui a les colonnes des parents, et libellez-les comme il convient
2. Cliquez sur la cellule vide située directement à droite du premier nom
3. Allez dans Outils > Macro > Éditeur Visual Basic
4. Dans la nouvelle page qui s'ouvre, double-cliquez sur « Ce Classeur », à gauche de la page
5. Ouvrez le fichier ci-dessous
| View file | ||
|---|---|---|
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6. Copy and paste all of the text in the file, into the empty space on the right in Visual Basic Editor
7. Click anywhere in the green instructions at the top
8. Click the play button in Visual Basic Editor, to run the macro
9. In the spreadsheet, the data should now be in both the original column (as merged names), and also as the separated names in the right adjacent columns.
Copiez et collez tout le texte du fichier dans l'espace vide à droite dans l'éditeur Visual Basic
7. Cliquez n'importe où dans les instructions vertes en haut
8. Cliquez sur le bouton de lecture dans Visual Basic Editor, pour exécuter la macro
9. Dans la feuille de calcul, les données doivent maintenant figurer à la fois dans la colonne d'origine (sous forme de noms fusionnés) et sous forme de noms séparés dans les colonnes voisines de droite.
10. Supprimez la colonne d'origine avec les noms fusionnés, une fois que vous avez vérifié que les noms ont été divisés correctement.