Parent | Etudiant | Classe | Enseignant |
Les informations ci-dessous concernent un événement pour lequel les parents peuvent réserver pour leurs étudiants, afin de voir un membre du personnel, concernant le nom de l'événement.
Comment commencer
Extrayez les données que vous utiliseriez normalement pour les entretiens parents-enseignants. N'incluez que les étudiants dont vous avez besoin pour cet événement (sauf si vous organisez un autre événement en même temps ou à proximité).
Hypothèses pour cette configuration
Les parents réservent pour leurs enfants (un seul parent peut réserver)
Une réservation peut être faite par étudiant
Il y aura x options à sélectionner lors de la réservation, où x est le nombre d'employés disponibles pour l'événement
Le personnel est anonymisé pour le processus de réservation, et chaque membre du personnel a la possibilité de définir sa propre disponibilité
Le membre du personnel pour chaque profil anonyme ne sera pas attribué avant le début des réservations
Les mêmes données que celles utilisées pour les entretiens parents-enseignants sont utilisées
Pour des variations sur les hypothèses ci-dessus, voir ci-dessous
Extraits de données dont vous aurez besoin
Si vous avez normalement toutes vos données pour les entretiens parents-enseignants dans un extrait de feuille de calcul, voici ce qu'il faut faire :
Données sur les parents : Les mêmes données que celles utilisées pour les entretiens parents-enseignants, mais seules les données du premier parent doivent être incluses
Données sur les étudiants : Les mêmes données que celles utilisées pour les entretiens parents-enseignants
Données de classe : Retirez les données habituelles sur les classes, mais laissez les en-têtes de colonne en place
Données sur les enseignants : Supprimez les données habituelles sur les enseignants, mais laissez uniquement les en-têtes de colonne en place
Préparez les colonnes de votre feuille de calcul. Au minimum, vous aurez besoin des éléments suivants :
En-têtes de colonne des parents | En-têtes de colonne des étudiants | En-têtes de colonne des classes | En-têtes de colonne des enseignants |
|---|---|---|---|
PFN1 PSN1 | SFN SSN | CGN CLS | TFN TSN |
Préparation de votre feuille de calcul
1. Supprimez les colonnes Parent 2, 3 ou 4, ainsi que les colonnes enseignant 2
2. Assurez-vous que les en-têtes de colonne habituels sont en place, que les données sur les parents et les étudiants sont normales, mais qu'il n'y a pas de données sous les en-têtes de colonne où se trouvent les informations sur la classe et l'enseignant.
Les en-têtes ont été mis en évidence uniquement dans le but d'identifier chaque groupe de données :
3. Retirez les étudiants des autres niveaux scolaires (cela devrait vous laisser tous les étudiants avec le même numéro dans CGN)
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|---|---|
Allez sur Trier et Filtrer |  |
Selectionnez Filtre Cela fera apparaître des boutons déroulants à droite de chaque en-tête de colonne (également connu sous le nom de « carat ») |  |
Cliquez sur la liste déroulante à côté de CGN, et décochez celle que vous souhaitez conserver. Si vous utilisez un ordinateur fonctionnant sous Windows, cliquez sur « Appliquer le filtre » Vous obtenez alors les lignes de données des étudiants qui ne sont pas dans la promotion dont vous avez besoin |
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Sélectionnez toutes ces lignes (mais pas les en-têtes) Faites un clic droit et choisissez « Supprimer la ligne » Cela donnera l'impression que toutes les données ont disparu | 
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Cliquez sur le menu déroulant à côté de CGN, et choisissez Supprimer le Filtre Vous aurez alors toutes les données sur les étudiants et les parents pour votre événement. | 
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4. Supprimez les lignes en double pour les étudiants (chaque ligne correspond normalement à la classe dans laquelle ils se trouvent)
Sélectionnez toutes les lignes d'informations
Cliquez sur l'onglet Données
Cliquez sur Supprimer les Doublons
Confirmez lorsqu'on vous demande les colonnes à utiliser
5. Allez à la dernière ligne où les données sur les étudiants apparaissent, et changez la couleur de fond pour qu'elle soit plus visibl
6. Dans la colonne CLS, entrez le nom de l'activité pour laquelle les parents doivent voir qu'ils font une réservation (par exemple, « Conseil de Cours », « Planifier les entretiens », etc.)
Recopiez ces informations, afin que chaque étudiant ait exactement la même chose dans cette colonne
S'il y a un numéro à la fin du nom | S'il n'y a pas de numéro à la fin du nom | ||
|---|---|---|---|
Remplissez le CLS du premier étudiant
|  | Remplissez le CLS du premier étudiant |  |
Copiez-le dans le CLS de l'étudiant suivant |  | Double-cliquez sur le coin inférieur droit de la cellule |  |
Surlignez les deux cellules |  | Vérifiez que toutes les lignes jusqu'au dernier étudiant ont le même nom de classe | 
|
Double-cliquez sur le coin inférieur droit des cellules surlignées |  | ||
Vérifiez que toutes les lignes jusqu'au dernier étudiant ont le même nom de classe |  | ||
7. Pour le premier étudiant, saisissez ce qui doit apparaître à la place du prénom et du nom de l'enseignant. En général, cela ressemble à
TFN TSN
Cours Conseiller 1
8. Copiez et collez le TFN et le TSN de la ligne 2 (premier étudiant) à la ligne 3 (deuxième étudiant)
9. Sélectionnez les numéros TFN et TSN des deux étudiants et copiez-les pour tous les étudiants
Veillez à ce qu'ils aient tous le même numéro, et non des numéros séquentiels
Remplissez le TFN et le TSN du premier étudiant
|  |
Copiez-les dans les numéros TFN et TSN de l'étudiant suivant |
|
Mettez en surbrillance les deux cellules des deux lignes |  |
Double-cliquez sur le coin inférieur droit des cellules en surbrillance | 
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Vérifiez que toutes les lignes, jusqu'au dernier étudiant, contiennent le TFN et le TSN | 
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10. Pour le membre du personnel suivant, procédez comme suit :
Parents et étudiants - Copiez l'ensemble d'étudiants du dessus, et collez-le dans les colonnes correspondantes ci-dessous.
Classes - Répétez les mêmes opérations qu'à l'étape 6. Changez le numéro à la fin, si vous en avez utilisé un.
Enseignants - Répétez les mêmes étapes que les étapes 7 à 9. Modifiez le numéro à la fin.
Répétez l'étape 10 autant de fois que nécessaire, afin que les données des étudiants soient copiées autant de fois que vous avez de personnel disponible.
Procédez ainsi pour un membre du personnel à la fois.
11. Assurez-vous que la feuille (où apparaissent Feuille1, Feuille2, Feuille3, etc.) s'appelle PTO
Faites un clic droit sur la feuille et choisissez « Renommer »
Votre feuille de calcul devrait ressembler à la suivante (bien que beaucoup plus longue) :
La feuille de calcul est maintenant prête à être téléchargée.
Variations
Si vous savez déjà qui seront les membres du personnel anonymes :
Mettez quelque chose comme leurs initiales dans les colonnes CCD et/ou TCD qui correspondent à chaque profil anonymeS'il y aura toujours le même nombre de membres du personnel disponibles pour chaque plage horaire proposée
Ne créez qu'un seul ensemble de données sur les étudiants, avec le même nom de classe, le même prénom et le même nom de famille de l'enseignant, pour tous les étudiants. Ajoutez une colonne appelée CMB, et entrez le nombre de rendez-vous que vous accepterez pour chaque plage horaire. Cela n'affichera qu'une seule réservation qui peut être faite (plutôt qu'une par membre du personnel, mais notez ce qui suit :
Le personnel individuel ne pourra pas se rendre indisponible
vous devrez toujours accepter le même nombre de réservations pour chaque plage horaire, et
PTO ne séparera pas les rendez-vous en indiquant quel étudiant est réservé pour quel membre du personnel.
Configurations du PTO
1. Téléchargez les données et configurez les plages horaires comme étant normales.
2. Dans Paramètres > Paramètres des parents > Limites de réservation, modifiez le paramètre, de sorte que par étudiant, un parent ne puisse réserver qu'un seul rendez-vous.
N'oubliez pas de modifier à nouveau ce paramètre à la fin de l'événement.
