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Préparation des données des élèves pour des extractions faciles

Préparation des données des élèves pour des extractions faciles

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Cette page traite des aspects particuliers à prendre en compte dans la préparation des données si vous utilisez le SIS.

Si vous êtes une école publique de WA qui n'utilise pas le SIS, les informations contenues dans cette page ne vous concernent pas - continuez comme si de rien n'était !

Quelle est exactement la différence ?

La SSO préparera les données sélectionnées sous forme de feuille de calcul, pour les charger dans le logiciel de gestion des horaires. Nous comprenons qu'à ce stade, ce type de données ne peut pas être téléchargé dans SIS. C'est pourquoi nous avons créé une alternative qui vous permettra d'introduire les sélections dans SIS, sans avoir à les saisir manuellement. Au moment d'exporter vos données, utilisez l'option intitulée "Code-barres", qui vous permettra de scanner les codes de chaque élève à l'aide du lecteur de codes-barres que nous avons fourni à votre école.

Utiliser les bons codes pour les sélections

Vos cours sont chargés dans la matrice de sélection de la SSO. Les seules précautions à prendre sont de s'assurer que vous utilisez le bon Code de cours. Il existe des variantes de ce code, comme AEENG et AEENG_5. Vous devez vous assurer que vous utilisez un code qui peut être saisi manuellement dans la SIS. En général, c'est le code sans l'extension qui est utilisé (en particulier pour les années 11-12). Pour les années 7-10, il peut y avoir des codes spécifiques pour les semestres 1 et 2, car le contenu du cours peut être différent. Il est essentiel de bien faire les choses dès le départ, car les corrections peuvent être très difficiles, voire impossibles.
En cas de doute, vérifiez auprès d'un spécialiste de votre école pour savoir lequel vous pouvez choisir, car le support SSO ne peut pas vous aider dans ce domaine.
 
Colonnes du tableur des données de vos élèves
vous aurez besoin au moins d'une feuille de calcul contenant le nom et le prénom de l'élève. Assurez-vous qu'ils se trouvent à gauche si vous voulez suivre les instructions ci-dessous.
Si vous détenez les adresses e-mail des élèves, les codes PIN spécifiques des parents et des élèves, ainsi que le professeur principal, le groupe d'étude a domicile, le conseiller, insérez trois colonnes vides entre les noms et ces champs d'information.

  • Code étudiant
    Ne vous inquiétez pas de l'utilisation du numéro de l'élève ou du numéro SCSA dans le téléchargement des données de l'élève que vous mettez dans SSO - vous ne pouvez pas scanner ces numéros dans SIS. Nous vous suggérons de choisir un format facile à mémoriser par les élèves, car il s'agit du code qu'ils devront saisir comme nom d'utilisateur. Le format le plus courant est "prénom.nom", par exemple "John.Smith". Ce format convient parfaitement, sauf si plusieurs élèves de l'école portent le même nom. Dans ce cas, vous devrez peut-être modifier ce format, car le code de chaque élève doit être unique. 
    Si votre feuille de calcul contient le prénom du premier élève en A1, et le nom de famille du même élève en B1, vous pourrez les fusionner en une seule et même cellule en entrant la formule =A1&"."&B1 dans C1.
    Une fois que vous avez appuyé sur la touche Entrée (ou Retour), vous devriez voir apparaître le nom correctement formaté. 
    Double-cliquez en bas à droite de la cellule qui contenait la formule (ou faites-la glisser vers le bas), en veillant à appliquer la même formule tout au long des données.
    Vous devriez obtenir une colonne correctement mis en forme dans la colonne C.

     
     
    Une fois que vous avez terminé, cliquez sur la colonne C de façon à ce que toute la colonne soit mise en évidence, puis copiez (soit Ctrl+C, soit commande+C), et choisissez ensuite Coller les valeurs dans le ruban :
  • Nom de l'élève
    Il doit s'agir du prénom et du nom de l'élève dans un seul et même champs. Si les informations se trouvent sur deux colonnes dans vos documents, utilisez la formule =A1&" "&B1 dans D1, où A1 est le prénom du premier élève, B1 est le nom de famille du même élève, et D3 est l'endroit où nous établissons les données dans le format correct. 
    Cela suit le même processus que le code élève :

     
     
    Une fois que vous avez terminé, cliquez sur la colonne D de manière à ce que toute la colonne soit mise en évidence, puis copiez (Ctrl+C ou commande+C), et choisissez ensuite Coller les valeurs dans le ruban :
  • Code externe
    Ce champ est très important pour les écoles publiques de WA, car il permet de vous assurer que l'ordre de l'extrait qui contient les choix des élèves à la fin du processus correspond à ce que vous avez dans SIS. Comme le SIS affiche les noms des élèves dans l'ordre alphabétique, ce champ est utilisé pour répondre à cette logique et rendre la saisie des sélections aussi rapide que possible.
    Là encore, le processus est très similaire à celui décrit ci-dessus. Lorsque E1 est la première cellule des données dans laquelle vous saisissez les informations pour ce champ, utilisez la formule =B1&A1 pour remplir la cellule :

     
    Une fois que vous avez terminé, cliquez sur la colonne E de sorte que toute la colonne soit mise en évidence, puis Copier (soit Ctrl+C ou commande+C), puis choisissez Coller les valeurs dans le ruban.:
  • E-mail de l'étudiant
    Lorsque vous souhaitez utiliser les adresses électroniques des élèves, il est recommandé d'utiliser celles fournies par le département. Il est fortement recommandé d'attribuer une adresse électronique aux élèves, car elle offre un nombre considérable de fonctionnalités (définition/réinitialisation de son propre mot de passe, envoi d'un rapport de sélection à soi-même, modification des réponses aux demandes, cours annulés, etc.)
    D'après le retour d'information que nous avons reçu des écoles, la principale chose à prendre en compte est de s'assurer que les élèves sont en mesure d'avoir accès à leurs student.education.wa.edu.au adresse électronique. S'ils n'y accèdent pas fréquemment, il est préférable de leur donner des instructions claires sur la manière de le faire, sinon il y a de fortes chances que vous vous retrouviez avec un grand nombre d'élèves faisant la queue devant votre porte, ou avec un grand nombre d'élèves qui ne se sont pas connectés pour faire leurs choix.
     
  • Enseignant à domicile, groupe d'étude à domicile et conseiller
    Ces deux champs n'ont pas de consignes locales - remplissez-les comme d'habitude. Utilisez la même entrée que celle utilisée dans le champ intitulé Code du personnel (à partir de Personnel, dans la barre grise supérieure). Nous vous recommandons d'utiliser l'adresse électronique du membre du personnel pour ces champs. Si vous avez un enseignant à domicile, vous devez également avoir un groupe d'étude a domicile, sinon le SSO n'acceptera pas l'enseignant à domicile que vous entrez.
     
  • PIN du Parent
    Si vous demandez aux parents d'entrer un code dans le SSO pour vérifier électroniquement qu'ils ont accepté les sélections de l'élève, vous devez indiquer ce code ici. Trois choses à retenir pour cela :
    • C'est à l'école de distribuer ces codes PIN aux parents. Ils ne peuvent pas être récupérés ou affichés (ni par vous ni par le parent) dans le SSO, mais vous pouvez les effacer manuellement.
    • Si vous ne téléchargez pas/ne saisissez pas les valeurs du PIN des parents dans vos données, les élèves ne pourront pas effectuer correctement le processus de sélection.
    • Évitez d'utiliser des zéros au début du code PIN, afin d'éviter toute confusion quant à son caractère obligatoire ou non.

  • PIN de l'élève

    Ce champ est toujours recommandé. Désignez un code PIN pour les élèves (il doit s'agir d'un élément que les élèves peuvent facilement mémoriser ou trouver). Si vous disposez également de leur adresse électronique, ils peuvent réinitialiser leur mot de passe s'ils le souhaitent, mais le fait de disposer dès le départ du code PIN préétabli pour les élèves signifie qu'ils ont une étape de moins à effectuer, et réduit les retards éventuels des élèves qui ne savent pas comment accéder à leur messagerie.

Préparation du tableur de données des élèves pour le téléchargement.

Une fois que vous avez rassemblé toutes les informations ci-dessus, assurez-vous que les éléments suivants sont en place, pour vous permettre de correctement télécharger vos données :

  1. Supprimez les colonnes contenant séparément les prénoms ou les noms de famille. Gardez juste celle où ils sont dans une seule et même cellule.
  2. vous devriez avoir au moins le Code de l'étudiant, le Nom de l'étudiant, le Code externe, et soit le PIN de l'étudiant et/ou l'e-mail de l'étudiant.
  3. Insérez une ligne en haut de la page. Utilisez les titres des colonnes tels que décrits dans la SSO pour désigner le contenu de chaque colonne d'information.
  4. Assurez-vous qu'il n'y a aucun vide dans les colonnes où il n'y a pas de données. Chaque colonne doit avoir un titre. 
  5. Les titres des colonnes commencent en A1, et vont tout le long des données que vous détenez. 
  6. Les données de vos élèves doivent commencer en B1 et correspondre correctement aux titres des colonnes.
  7. Peu importe l'ordre de vos titres de colonne.
  8. Si vous souhaitez avoir d'autres colonnes dans vos données (comme les noms des parents et les adresses e-mail pour pouvoir fusionner les codes PIN par courrier), vous pouvez le faire, mais n'oubliez pas que le SSO ne tiendra pas compte de ces colonnes.

Vos données pourraient ressembler à ceci, et elles seraient correctement configurées.


 

Une fois les sélections effectuées

Allez dans Liste de contrôle, et sélectionnez le niveau de l'année. Allez dans Extraits > Extraits > Code barre
Par défaut, tous les extraits génèrent toutes les données sélectionées. Si vous ne souhaitez obtenir que les informations de sélection pour la planification horaire dans SIS, vous devez supprimer tout ce qui n'est pas un code de cours dans SIS. Cela se fait à l'aide d'inclusions et d'exclusions.


 
 
Supposons que nous ayons besoin d'obtenir 6 codes de cours, étant donné que cet exemple est basé sur un processus de sélection de 11e année.
Si vous ne voulez que des options dans les catégories "ATAR Pathway", "General Pathway" et "Industry Links Pathway", vous choisirez "Inclure" dans la catégorie "Section" et vous les sélectionnerez toutes.
À ce stade, vous n'avez pas besoin des " sélections de réserve " de la section Industry Links Pathway, vous devez donc choisir " Exclure " et sélectionner Industry Links Pathway > Sélections de réserve.
Il y a aussi un champ de texte sur les objectifs de carrière, qui n'a pas besoin d'aller dans le SIS (et n'y ira pas). Vous devez donc choisir "Exclure" et choisir le code que vous lui attribuez - Objectifs de carrière.

 
Une fois que vous avez saisi tous ces éléments, vous choisissez le style de code-barres qui convient le mieux à votre code et, à droite, vous choisissez Code externe pour établir l'ordre de tri :

 

Cela générera les barres de code dans l'ordre alphabétique des noms de famille, si vous avez suivi les instructions ci-dessus pour le traitement des données des élèves. Lorsque vous faites défiler les barres de codes obtenues, il y a deux choses que vous devez rechercher :

  1. Il y a le nombre correct de sélections pour chaque élève (dans la plupart des cas, chaque élève devrait avoir le même nombre).
  2. Les codes sous chaque barre sont des codes de cours qui seront acceptés par SIS.

 
Une fois que vous avez vérifié que les codes-barres sont corrects dans la zone de prévisualisation (y compris que tous vos élèves ont des codes externes), vous pouvez exporter en utilisant le bouton Imprimer au-dessus des codes-barres.

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