Parent | StudentEtudiant | ClassClasse | Teacher |
The information below is based on parents making one booking to see one member of staff, regarding one prospective student.
How to begin
Compile a spreadsheet of existing applicant parents and students.
Each row should represent one applicant student
Each prospective student and their parent’s should be on the same row
Include the email address of the parent/s
Only create one set of parent details for a couple, if they are required to attend the same interview
The first name and surname format for regular parent teacher interview data should be followed:
...
Single parent
...
Couple that book together
...
Separate bookings for each parent
...
Codes can be omitted in this case, as there should be minimal issues with duplicate names for smaller events
Add as many applicants as you have at the time - additional ones can be added later within PTO
Complete the class and teacher information
Populate the CGN column with any number between 0-13
All rows of data should have the same CGN value
Put what the parents are booking for in the CLS column
All rows of data should have the same CLS value
Fill in the TFN and TSN with the name of the staff member
The details of the staff name can be anonymised using the same format
All rows of data should have the same TFN and TSN value
...
Rename the sheet with the information to PTO
Upload the data into PTO as normal.
If new applications require interviews after this, they can be added directly in PTO.
Add the student
Add the parent
Link the student and parent
Link the student and class
For information on adding students, refer to Add a Student
For information on adding a parent and linking to a student, refer to Add a Parent and Link to a Student
For information on linking a student to a class, refer to Add a Student to a Class
Assumptions for this set up
...
There is only one interview required per parent/couple, per application
...
All interviews will be the same duration, and available at the same times
...
Enseignant |
Les informations ci-dessous concernent les parents qui font une seule réservation pour rencontrer un membre du personnel, au sujet d'un étudiant potentiel.
Comment procéder
Compilez une feuille de calcul des parents et des étudiants candidats.
Chaque ligne doit représenter un étudiant candidat
Chaque étudiant potentiel et ses parents doivent figurer sur la même ligne
Incluez l'adresse électronique du/des parent(s)
Ne créez qu'une seule série de détails des parents pour un couple, s'ils doivent assister au même entretien
Le format du prénom et du nom pour les données de l'entretien standard entre parents et enseignants doit être respecté :
Un seul parent |  |
|---|---|
Couple qui réserve ensemble |  |
Réservations distinctes pour chaque parent |  |
Les codes peuvent être omis dans ce cas, car les problèmes de doublons de noms devraient être minimes pour les petits événements
Ajoutez autant de candidats que vous en avez à ce moment-là - des candidats supplémentaires peuvent être ajoutés plus tard dans PTO
Remplissez les informations sur la classe et l'enseignant
Remplissez la colonne CGN avec un nombre compris entre 0 et 13
Toutes les lignes de données doivent avoir la même valeur CGN
Indiquez dans la colonne CLS ce que les parents réservent
Toutes les lignes de données doivent avoir la même valeur CLS
Remplissez les colonnes TFN et TSN avec le nom du membre du personnel
Les détails du nom du personnel peuvent être rendus anonymes en utilisant le même format
Toutes les lignes de données doivent avoir la même valeur TFN et TSN
...
Renommez la feuille contenant les informations en PTO
Téléchargez les données vers PTO comme d'habitude.
Si de nouvelles demandes nécessitent des entretiens par la suite, elles peuvent être ajoutées directement dans PTO.
Ajouter l'étudiant
Ajoutez le parent
Liez l'étudiant et le parent
Liez l'étudiant et la classe
Pour plus d'informations sur l'ajout d'étudiants, consultez Ajouter un Etudiant
Pour plus d'informations sur l'ajout d'un parent et la création d'un lien avec un étudiant, consultez Ajouter un Parent et le Lier à un Etudiant
Pour plus d'informations sur l'établissement d'un lien entre un étudiant et une classe, consultez Ajouter un Etudiant à une Classe
Hypothèses pour cette configuration
Un seul entretien est requis par parent/couple, par demande
Tous les entretiens auront la même durée et seront disponibles aux mêmes heures
Les candidats réserveront tous un rendez-vous avec le même membre du personnel