Disposition Standard des Feuilles de Calcul pour les Evénements
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Cette page explique comment présenter la feuille de calcul contenant les données relatives aux parents, aux étudiants, aux classes et aux enseignants de votre école, prête à être téléchargée vers PTO.
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Aperçu
PTO utilise un extrait simple des données de votre école qui comprend les étudiants, les parents/tuteurs, les enseignants et les classes. Cet extrait peut être fourni par votre système de gestion scolaire ou ne pas être nécessaire si vous utilisez l'intégration à PTO via Wonde.
S'il n'est pas disponible, les instructions sur la façon de compiler les informations sont disponibles pour plusieurs systèmes de gestion scolaire dans PTO. Le service informatique de l'école devrait être en mesure de créer un rapport avec les instructions de l'une de ces options. Les informations contenues dans ce document expliquent également comment organiser les informations manuellement, si aucune des autres options n'est applicable à votre école.
Téléchargement des Données
Les données extraites sont téléchargées vers PTO par toute personne ayant un accès administratif à PTO pour votre école et ayant accès aux fonctions de données de PTO. Le processus de téléchargement vérifie vos données et les erreurs ou problèmes détectés sont affichés. S'il n'y a pas d'erreur, les données sont chargées dans PTO et vous pouvez passer à la création des temps d'entretien.
PTO peut gérer des sessions d'entretien sur plusieurs jours pour différents niveaux/années scolaires. Si vous avez plusieurs dates d'entretien prévues à proximité les unes des autres (par exemple, à 2 ou 3 semaines d'intervalle), téléchargez toutes les données dans une seule feuille de calcul, puis définissez des plages horaires pour chaque événement. Si vous avez besoin d'avoir des dates d'ouverture et de clôture différentes, contactez l'assistance PTO pour obtenir de l'aide à ce sujet.
Qui peut effectuer des réservations ?
Il est important de noter que les informations utilisées dans PTO sont spécifiquement destinées au processus de réservation des entretiens. Les parents et les tuteurs liés à un enfant pourront effectuer des réservations pour cet enfant. Ceux qui ne sont pas liés à l'enfant ne pourront pas effectuer de réservations. Il peut s'agir d'un ensemble d'informations légèrement différent de celui des parents qui vivent avec l'étudiant ou qui ont une autre responsabilité parentale/légale. Lorsque vous organisez un événement, tenez compte des protocoles de votre école concernant les parents qui peuvent réserver lorsque des dispositions ont été prises pour les familles ayant des structures différentes.
Quelles réservations peuvent être faites
Certaines périodes de l'horaire peuvent ne pas nécessiter d'entretiens. Si votre système de gestion scolaire le permet, excluez ces classes lors de la définition des paramètres de l'extrait, ou supprimez les lignes entières concernant ces classes une fois l'extrait généré.
Si vous souhaitez autoriser les réservations pour une autre classe que les classes normales, vous pouvez utiliser le même type de mise en page dans le tableur que pour les classes normales, pour les créer. Lorsque cela implique le niveau d'une année entière, comme une rencontre avec le conseiller du niveau scolaire, vous trouverez probablement que cela est plus facile à faire dans PTO, une fois que les données sont téléchargées.
Principes Généraux
Vous trouverez ci-dessous les principes de base pour l'utilisation d'une feuille de calcul pour télécharger les données :
Le Fichier
Toutes les données doivent figurer dans une seule feuille de calcul
Toutes les données doivent figurer sur une seule feuille, dans le tableur. Cette feuille doit être nommée PTO.
Le format du fichier doit être .xls ou .xlsx
La Présentation
Chaque ligne de données doit représenter un étudiant dans une classe. Toutes les autres informations, y compris celles concernant les parents et les enseignants, doivent figurer sur la même ligne.
L'en-tête de colonne doit figurer sur la ligne 1 et les données doivent commencer sur la ligne 2
Il ne doit pas y avoir de lignes complètement vides en haut ou dans l'ensemble des données
Les noms des parents, des étudiants et des enseignants doivent être décomposés en une valeur de prénom et une valeur de nom, même si une disposition non standard est utilisée.
Les Données
Au minimum, les parents, les étudiants et les enseignants doivent avoir un prénom et un nom séparés. La classe doit avoir un nom et un niveau (également appelé niveau scolaire ou année).
À moins que des informations de connexion spécifiques ne soient téléchargées, le nom d'utilisateur par défaut avec lequel les utilisateurs se connecteront sera le nom, et le PIN/mot de passe sera un PIN aléatoire à 5 chiffres généré par PTO
Les codes sont très utiles lors du téléchargement des données afin que PTO puisse clairement différencier les personnes, en particulier si plusieurs personnes portent le même nom.
Incluez les adresses électroniques des parents et des enseignants si vous en avez. Cela ouvre des fonctionnalités supplémentaires à ces groupes d'utilisateurs.
Incluez plus que le minimum de données requises si vous disposez des informations.
Données propres = téléchargement facile. Données incohérentes = données difficiles. PTO s'appuie sur des informations cohérentes pour chaque parent, étudiant, classe et enseignant pour regrouper les informations pour vous.
Si plusieurs événements se succèdent, téléchargez les données requises pour chacun d'entre eux.
Les données supplémentaires ajoutées ultérieurement seront payantes et prendront 1 à 2 jours ouvrables si les données sont en bon état.
Étapes Suivantes
L'élément de menu « Liste de Contrôle » de PTO contient les tâches génériques requises pour préparer un événement - suivez ce guide pour gérer les réservations de l'événement.
La première tâche de la Liste de Contrôle est de télécharger les données.
Dans la page Télécharger les Données, choisissez l'option 1 pour télécharger votre feuille de calcul complétée.
Tout problème lié aux données s'affichera à l'écran.
S'il y a des erreurs, vous devez les corriger dans la feuille de calcul, puis réessayer de télécharger les données.
S'il n'y a que des avertissements, vous pouvez continuer, mais faites attention car les avertissements sont là pour vous aider.
Les données peuvent être modifiées une fois le téléchargement terminé, mais il convient de le faire avant de donner aux enseignants ou aux parents l'accès au système.
Certaines modifications sont possibles après l'accès des enseignants et des parents, mais elles peuvent avoir d'autres effets secondaires.
Si vous choisissez l'option 2 dans la page Télécharger les données, pour envoyer les données au support PTO qui les téléchargera pour vous :
Assurez-vous que vous avez d'abord essayé de télécharger les données vous-même.
Consultez la documentation d'aide de PTO, car la solution peut déjà s'y trouver.
Ces demandes peuvent être facturées, car PTO est un produit de réservation et non un service de préparation de données.
L'assistance PTO peut vous contacter pour vous aider à télécharger les données vous-même, plutôt que de le faire pour vous. Nous souhaitons en effet que vous soyez autonome et que vous n'ayez pas à attendre de l'aide.
Utilisez l'option 3 pour transférer les données de votre système de gestion scolaire à PTO.
Cette option est disponible si votre école utilise Wonde et si vous avez contacté le service d'assistance de PTO pour lier ce service
Le transfert de données ne prend généralement que quelques minutes et évite d'avoir à travailler avec une feuille de calcul
L'ajout de ce service à PTO entraîne des frais annuels. Contactez l'assistance PTO pour plus d'informations.
PTO examinera les données et vérifiera l'absence d'incohérences, mais en fin de compte, l'école est responsable de la qualité des données.
Données à inclure
Vous trouverez ci-dessous des tableaux relatifs à chaque ensemble de données qui doivent être téléchargées à l'aide du tableur.
Les titres des colonnes doivent correspondre à la ligne 1.
L'ordre des colonnes n'a pas d'importance.
Il n'est pas nécessaire d'indiquer tous les titres de colonne, mais seulement ceux qui sont obligatoires ou ceux pour lesquels vous disposez de données.
N'oubliez pas de nommer la feuille PTO.
Modèle de Fichier Excel
Informations sur l'Etudiant
Données | Intitulé | Limite de caractères | Importance | Description |
|---|---|---|---|---|
Code étudiant ou ID | SCD | 60 | Recommandé | Un numéro ou un code qui identifie l'étudiant de manière unique. |
Prénom de l'étudiant | SFN | 40 | Obligatoire | Le prénom de l'étudiant. |
Nom de l'étudiant | SSN | 40 | Obligatoire | Le nom de l'étudiant. |
Code de tri de l'étudiant | SSC | 100 | Recommandé | Un code qui peut être utilisé pour trier les étudiants par groupe d'appartenance, classe ou inscription. Principalement utilisé pour les bordereaux de connexion papier. |
Annulation de la plage horaire de l'étudiant | STSO | n/a | Facultatif | Utilisé pour déterminer des plages horaires spécifiques au sein d'une promotion pour les étudiants (comme une sous-catégorie de promotions). Consultez l'équipe d'assistance PTO pour plus d'informations et pour obtenir de l'aide sur la configuration. |
Informations sur les parents
Les informations ci-dessous concernent le premier parent, et par conséquent, ils ont le numéro '1' à la fin de chaque code.
Il est possible d'inclure les données de 4 parents au maximum pour chaque étudiant. Pour inclure des parents supplémentaires, créez un nouvel ensemble de colonnes.
Chaque profil de parent aura les mêmes droits de réservation une fois chargé dans PTO. N'ajoutez que le nombre de profils dans les données pour lesquelles vous souhaitez autoriser les réservations.
Les champs indiqués comme obligatoires ne le sont que si vous téléchargez des parents supplémentaires. Par exemple, si vous téléchargez des données pour 3 parents, PFN4 et PSN4 ne sont pas obligatoires.
Données | Intitulé | Limite de caractères | Importance | Description |
|---|---|---|---|---|
Code ou ID du parent 1 | PCD1 | 60 | Recommendé | Le numéro ou le code qui identifie de manière unique le parent. |
Titre du parent 1 | PTI1 | 10 | Facultatif | Titre ou formule d'appel (par exemple, Mlle, M., Dr, Prof, Mme) du parent. |
Prénom du parent 1 | PFN1 | 40 | Obligatoire | Le prénom du parent. |
Nom du parent 1 | PSN1 | 40 | Obligatoire | Le nom du parent. |
Adresse électronique du parent 1 | PEM1 | 200 | Recommendé | Adresse(s) électronique(s) du parent - jusqu'à 2 autorisées (utilisez une virgule ou un point-virgule pour les séparer) |
Nom de connexion du parent 1 | PLN1 | 40 | Facultatif | Le nom d'utilisateur PTO du parent s'il n'utilise pas le nom par défaut (qui est son nom de famille) |
Mot de passe du parent 1 | PPW1 | 15 | Facultatif | Le PIN/mot de passe PTO du parent s'il n'utilise pas le PIN aléatoire à 5 chiffres généré après le téléchargement des données. |
Informations sur la Classe
Données | Intitulé | Limite de caractères | Importance | Description |
|---|---|---|---|---|
Code de classe ou ID | CCD | 60 | Recommendé | Le numéro ou le code qui identifie de manière unique la classe. |
Niveau de l'année académique | CGN | n/a | Obligatoire | La promotion ou le niveau de l'année académique auquel la classe est liée. Doit être un nombre compris entre 0 et 13. |
Nom de la classe | CLS | 60 | Obligatoire | Le nom que les parents verront lorsqu'ils choisiront ce qu'ils veulent réserver pour un étudiant. Il s'agit généralement d'un nom de classe ou de matière. |
CMB | n/a | Facultatif | Nécessaire uniquement lorsque vous souhaitez que plus d'une personne puisse réserver une plage horaire. Exemple : 5 dans la colonne CMB sur chaque ligne d'une classe permettra à 5 personnes au maximum de faire une réservation pour chaque plage horaire de cette classe. | |
TRI | 1 | Facultatif | Mettez Y si un entretien est recommandé pour cette combinaison étudiant-classe, sinon laissez un blanc ou utilisez N. | |
Filtre des plages horaires des classes | CTSF | n/a | Facultatif | Utilisé pour déterminer des plages horaires spécifiques au sein d'une promotion pour les classes (comme une sous-catégorie de promotions). Reportez-vous à l'équipe d'assistance PTO pour plus d'informations et d'aide pour la configuration. |
Informations sur l'enseignant
Les informations ci-dessous concernent l'enseignant d'une classe. Il est possible d'inclure les données de jusqu'à 2 enseignants pour chaque classe.
Développez la liste déroulante ci-dessous s'il y a deux enseignants, afin d'avoir la bonne configuration.
Données | Intitulé | Limite de caractères | Importance | Description |
|---|---|---|---|---|
Code ou ID de l'enseignant | TCD | 60 | Recommendé | Le numéro ou le code qui identifie de manière unique l'enseignant. |
Titre de l'enseignant | TTI | 10 | Facultatif | Titre ou formule de politesse (comme Mlle, M., Dr, Prof, Mme) de l'enseignant. |
Prénom de l'enseignant | TFN | 40 | Obligatoire | Le prénom de l'enseignant. |
Nom de l'enseignant | TSN | 40 | Obligatoire | Le nom de l'enseignant. |
Adresse électronique de l'enseignant | TEM | 200 | Recommendé | L'adresse électronique de l'école de l'enseignant (non communiquée aux parents). |
Texte sur la localisation de l'enseignant | TLO | 100 | Facultatif | Le lieu où l'enseignant se trouvera pour l'événement, ou texte cliquable pour l'URL |
TLU |
| Facultatif | L'URL de la vidéoconférence de l'enseignant | |
Nom de connexion de l'enseignant | TLN | 40 | Facultatif | Le nom d'utilisateur PTO de l'enseignant s'il n'utilise pas le nom par défaut (qui est son nom de famille) |
Mot de passe de l'enseignant | TPW | 15 | Facultatif | Le PIN/mot de passe PTO de l'enseignant s'il n'utilise pas le PIN aléatoire à 5 chiffres généré après le téléchargement des données. |
Problèmes Spécifiques
Identification des personnes
Incluez les codes des parents, des étudiants et des enseignants, lorsqu'ils sont disponibles.
Cela aidera PTO à faire la distinction entre deux personnes portant le même nom.
Cohérence
Les données relatives à un parent, un étudiant, une classe ou un enseignant doivent être exactement les mêmes dans l'ensemble des données.
Si les données relatives à une personne ou à une classe ne sont pas identiques dans l'ensemble des données, PTO créera des entrées distinctes pour chaque ensemble de données.
N'oubliez pas qu'un même parent peut apparaître dans les profils parent 1, parent 2, parent 3 ou parent 4.
Les erreurs de cohérence se produisent généralement lorsqu'un profil distinct a été créé.
Le plus souvent, les problèmes surviennent lorsqu'un deuxième enfant d'un parent est inscrit à l'école et qu'un nouveau profil de parent est créé, au lieu d'utiliser le profil existant créé pour le premier enfant.
Voici quelques exemples
un profil de parent avec une adresse électronique sur certaines lignes, et une autre adresse électronique sur d'autres lignes
un profil de parent où le titre est Mme sur certaines lignes, et Mlle sur d'autres lignes
un profil d'enseignant avec un code d'enseignant pour certaines de ses classes et un autre pour d'autres
Notes dans les noms
Supprimez les notes qui ont été enregistrées comme faisant partie d'un nom, mais qui ne sont pas un nom que l'utilisateur doit voir.
Voici quelques exemples
John Smith (décédé)
Jennifer Ward (belle-mère)
Wang Xiu Ying - Grand-mère
Détails de connexion
Par défaut, PTO utilisera le nom de l'enseignant ou du parent, sauf si une alternative est fournie dans la colonne respective des données. De même, PTO générera un code à 5 chiffres aléatoire pour les enseignants et les parents, à moins qu'une alternative ne soit fournie dans les données.
Un nouveau code PIN aléatoire sera attribué à chaque parent, à moins qu'un code PIN ne soit spécifié dans les données.
PTO peut être configuré pour essayer de maintenir les PIN des enseignants d'un événement à l'autre, mais cela repose sur une correspondance exacte des détails des enseignants du dernier événement. Alternativement, un PIN peut être spécifié dans les données.
PTO n'émettra pas les mêmes détails de connexion aux personnes qui ont le même nom de famille. Par exemple, il peut y avoir 10 personnes dans les données avec le nom de famille Smith (qui est ce qu'ils utiliseront comme nom d'utilisateur pour se connecter à PTO), mais PTO attribuera des PIN différents pour chacun d'eux.
Si les données téléchargées contiennent des noms de connexion et/ou des codes PIN spécifiques, elles ne doivent pas non plus contenir les mêmes données de connexion pour deux ou plusieurs profils que le système reconnaît comme des personnes distinctes. Par exemple, vous ne pouvez pas avoir deux parents qui se connectent avec le nom d'utilisateur « Smith » et le PIN/mot de passe « 1111 ».
En outre, une personne qui est à la fois enseignant et parent à l'école doit avoir un login séparé pour chacun de ces deux rôles.
PTO recommande que, dans la mesure du possible, les adresses électroniques des parents et des étudiants soient téléchargées.
Les parents peuvent utiliser leur adresse électronique pour demander leurs données de connexion à PTO, lorsque l'accès des parents à PTO a été défini comme disponible. Si une correspondance est trouvée, l'e-mail envoyé au parent contiendra un lien cliquable, ce qui évitera au parent d'avoir à saisir ses identifiants de connexion.
Un administrateur PTO peut envoyer les informations de connexion à tous les enseignants, à partir d'un seul écran.
En téléchargeant les adresses électroniques de tous les parents et enseignants, l'école n'a plus besoin de distribuer les informations de connexion.
Parent d'un couple avec des enfants différents
Un parent peut avoir des arrangements familiaux différents pour des enfants différents. Même si chaque étudiant a des parents différents, PTO permet au parent d'effectuer des réservations pour chaque enfant à l'aide d'un seul identifiant.
Les détails d'un profil de parent lié à un étudiant ne sont pas visibles pour les autres profils de parents liés au même étudiant.
N'autorisez que les couples à effectuer une seule série de réservations entre eux.
Par défaut, chaque profil de parent est en mesure d'effectuer des réservations pour tous les étudiants qui lui sont liés.
Pour n'autoriser qu'un seul ensemble de réservations pour un couple, les noms des deux parents qui forment un couple peuvent être fusionnés en un seul ensemble de données parentales.
Les parents qui ne font pas partie de ce couple peuvent toujours avoir leur propre profil, soit tout seul, soit avec leur nouveau partenaire. Ce profil supplémentaire aura droit à son propre ensemble de réservations. Les profils de parents liés au même étudiant ne peuvent pas voir les détails ou les réservations des autres profils.
Remarque : dans ce cas, un parent qui fait partie d'un autre profil (couplé ou individuel) ne sera pas reconnu comme une seule personne et pourra faire une double réservation.
Inclure des codes
Dans la mesure du possible, incluez toujours les codes des parents, des étudiants, des classes et des enseignants dans les données. Si les codes ne sont pas inclus, PTO générera ses propres codes en arrière-plan. Si aucun code n'est fourni, PTO générera les siens, sur la base des données fournies lors du téléchargement.
Il est préférable de créer des codes, plutôt que de se fier à ceux générés par PTO. Si les codes ne sont pas présents dans les données extraites, les éléments de données suivants peuvent être utilisés pour créer des codes :
Parents - Prénom, nom et adresse e-mail
Etudiants - Prénom, nom et code de tri
Classes - Niveau scolaire, nom de la classe et nom de l'enseignant.
Enseignants - Prénom, nom et adresse électronique
Si vous utilisez des codes pour l'un des parents, étudiants, classes ou enseignants, vous devez en utiliser un pour tous les autres du même type.
Vous ne pouvez pas avoir un code sans les données obligatoires qui lui sont associées (comme un code de parent et un nom mais pas de prénom).
Classes Composites
PTO séparera une classe composite en différentes classes, en fonction du niveau de l'année scolaire dans la colonne CGN.
Les parents des étudiants de la classe composite pourront réserver des plages horaires pour le niveau de l'année académique auquel l'étudiant est associé.
Le ou les enseignants de la classe verront des versions distinctes de chaque classe, contenant les étudiants associés au niveau de l'année académique.
Si des circonstances particulières exigent que tous les étudiants soient listés dans une seule classe, le niveau scolaire doit être sélectionné et appliqué au CGN pour chacune des lignes où les étudiants et les classes apparaissent ensemble. En général, cela n'est nécessaire que lorsque plus d'une réservation est autorisée pour la classe, dans une plage horaire donnée (comme les conférences dirigées par des étudiants).
Les données se trouvent dans plusieurs feuilles de calcul
Les données doivent se trouver dans une seule feuille de calcul lors du téléchargement dans PTO.
Vous pouvez fusionner les données en utilisant la formule Vlookup dans Excel.
Cette formule utilise un ensemble d'identifiants uniques (tels que les codes étudiants) qui se trouvent dans les deux ensembles de données, pour fusionner les deux ensembles de données.
Pour savoir comment fusionner des feuilles de calcul, référez-vous à Fusionner des Feuilles de Calcul pour PTO .