Rendez-vous

Dans cette page, nous examinerons les deux types de configurations possibles et la manière de les mettre en place.

Types de rendez-vous

 D'après notre expérience, les écoles ont généralement deux types d'affectation du personnel pour les rendez-vous de conseillers de cours :

1. Les élèves ont un membre du personnel spécifique qu'ils doivent voir pour les guider dans leurs sélections.
2. Un certain nombre de membres du personnel seront disponibles à chaque heure, et l'élève verra celui qui est disponible à l'heure à laquelle il a réservé.

Dans le SSO, l'une ou l'autre de ces configurations est disponible, et sera appliquée sur toute l'année (c'est-à-dire que vous ne pouvez pas avoir un paramètre pour une période de l'année, et un autre paramètre pour une autre période de l'année).
 
Avant de commencer à configurer les heures disponibles, consultez votre équipe et décidez laquelle de ces deux options vous allez utiliser pour tous les niveaux scolaires qui utiliseront la fonctionnalité de rendez-vous dans le SSO. Une fois que vous avez choisi l'option la plus appropriée pour votre école, allez dans les Paramètres, et dans Rendez-vous, choisissez laquelle des deux options vous allez utiliser.
 

 
La zone des rendez-vous (dans la barre gris foncé en haut) sera configurée en fonction de ce que vous avez choisi dans les paramètres, et ci-dessous nous allons entrer dans les détails de ce à quoi ressemble chacune de ces options.La zone des rendez-vous (dans la barre gris foncé en haut) sera configurée en fonction de ce que vous avez choisi dans les paramètres, et ci-dessous nous allons entrer dans les détails de ce à quoi ressemble chacune de ces options.
 

Insertion de la fonction dans le processus de sélection

La fonction de prise de rendez-vous peut être intégrée une fois dans chaque processus de sélection. Réfléchissez à l'endroit où vous voulez qu'elle apparaisse : voulez-vous qu'elle apparaisse au début pour que les élèves puissent discuter avec quelqu'un avant de procéder à leurs sélections, ou voulez-vous que les élèves viennent après avoir fait leurs sélections pour aborder tout ce dont ils ne sont pas sûrs ? C'est vous qui décidez, mais gardez à l'esprit que si vous utilisez également la fonction de code PIN parental, vous devez toujours placer les rendez-vous avant. Si vous placez le PIN parental avant les rendez-vous, il y a de fortes chances que cela soit fait dans l'ordre du haut vers le bas, et le PIN sera supprimé si le rendez-vous est fait après.
 
Les fonctions telles que les rendez-vous sont traitées comme des instructions, dans le contexte du processus de sélection. Cliquez sur la liste déroulante située à côté de la section souhaitée, puis sur Ajouter une instruction. Une fenêtre modale s'ouvre alors, vous demandant de lui donner un nom de rapport - vous pouvez lui donner le nom que vous voulez (mais "Rendez-vous" est probablement le plus logique).
      
 
 
 
Une fois que vous avez créé la nouvelle instruction, allez dans l'onglet "Paramètres", et choisissez "Rendez-vous" dans la liste déroulante "Fonctions". Cela reconfigurera ce que vous voyez. Vous disposez ici de deux autres options : vous pouvez choisir de rendre la prise de rendez-vous obligatoire ou non (la valeur par défaut est Non). En outre, si vous souhaitez ajouter quelques mots qui apparaîtront de manière générique à tous les élèves, vous pouvez les taper dans la case noire en bas de l'instruction. Lorsque vous aurez terminé, cliquez sur Enregistrer.
 

 
La nouvelle instruction que vous avez créée pour les rendez-vous sera ajoutée au bas de toutes les autres instructions liées à cette section. Si ce n'est pas le bon endroit pour l'instruction, il est très facile de la déplacer. Cliquez sur le nom de l'instruction que vous souhaitez déplacer, cliquez sur l'onglet Réorganiser en haut, utilisez les flèches situées à côté de l'instruction pour la faire glisser et la déposer au bon endroit, puis cliquez sur Enregistrer.

Utilisation de conseillers de cours assignés

Cette configuration permettra aux élèves de s'inscrire pour le conseiller de cours que vous leur avez attribué dans SSO. Si vous avez besoin de plus de détails sur l'un des points suivants, consultez les sous-sections spécifiques de la documentation, mais assurez-vous que les points suivants ont été réalisés au fur et à mesure, afin que tout fonctionne :

1. Les profils du personnel se trouvent dans la zone Personnel, dans la barre grise en haut de la page.
2. Téléchargez les données des élèves avec le code personnel SSO du conseiller de cours pour chaque élève dans le champ Conseiller. Le code saisi doit correspondre à celui qui a été saisi dans la zone Personnel, dans la barre grise en haut de la page.
3. Vérifiez que le membre du personnel a été correctement attribué. La SSO n'affichera un code dans la colonne Conseiller que s'il a été correctement reconnu. Vous pouvez également vérifier et apporter des modifications dans la zone Personnel de la liste de contrôle (pas dans la barre grise du haut).
4. Assurez-vous que le paramètre pour les conseillers de cours assignés a été sélectionné (assigné ou non assigné), comme indiqué dans cette page sous "Types de rendez-vous".

 
Pour définir les heures de rendez-vous que les élèves peuvent réserver, cliquez sur Rendez-vous dans la barre grise supérieure, puis sur le bouton Ajouter des plages horaires. Une fenêtre modale s'ouvrira, dans laquelle vous devrez renseigner les paramètres des créneaux horaires que vous créez. Si vous créez des créneaux horaires pour plusieurs conseillers de cours à la fois, cliquez sur Enregistrer et ajouter d'autres créneaux après avoir saisi la première série d'informations. La SSO créera les créneaux horaires, puis conservera ce que vous avez saisi dans les champs - cela signifie que vous pouvez apporter des modifications mineures (comme changer le conseiller de cours pour lequel vous créez des créneaux horaires) sans avoir à saisir à nouveau les paramètres. Lorsque vous avez terminé le dernier (ou le seul, si vous ne configurez qu'un seul ensemble de paramètres identiques), cliquez sur Ajouter, ce qui finalisera ce sur quoi vous avez travaillé.
 
La fenêtre de droite est la modale qui s'affiche pour l'ajout de créneaux horaires lorsque les élèves doivent s'adresser à leur conseiller de cours tel qu'il a été assigné dans le SSO :
 
 
 
 

Utilisation de conseillers de cours non assignés

Cette configuration vous permettra de décider qui verra les élèves lorsqu'ils se présenteront à leur heure de rendez-vous. Vous pouvez toujours avoir les conseillers de cours dans le SSO avec un accès à tout ce que le rôle permet, mais en ce qui concerne les rendez-vous, ils ne seront pas affectés à un membre du personnel spécifique. 
 
Pour commencer, assurez-vous que vous avez sélectionné l'option Conseiller de cours non assigné dans Paramètres > Rendez-vous (n'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer).
 

 
Une fois cette configuration effectuée, la page des rendez-vous se réglera en fonction de vos paramètres. Pour ajouter de nouveaux créneaux horaires, allez à la section Rendez-vous, puis cliquez sur Ajouter des créneaux horaires. 
Remplissez la fenêtre modale comme d'habitude. N'oubliez pas que le champ "Rendez-vous par tranche horaire" correspondra au nombre de tranches horaires qui seront créées pour chaque tranche horaire correspondant aux paramètres que vous avez saisis. Par exemple, si vous avez 3 plages horaires et que vous saisissez 3 réservations par plage horaire, vous aurez un total de 9 plages horaires pour que les élèves puissent prendre des rendez-vous.
 
Voici la fenêtre qui apparaîtra si les rendez-vous doivent être réservés pour des conseillers de cours non assignés, ce qui signifie que les réservations sont faites en fonction du nombre d'employés disponibles pour les rendez-vous et que l'élève voit celui qui est libre lorsqu'il arrive.

 
 

Une fois que vous avez ajouté les créneaux horaires requis, vous pouvez procéder à des ajustements. En vous référant à l'exemple de droite :
 

• Les lignes grises indiquent les informations sur les créneaux horaires. L'un d'entre eux est marqué en violet ci-dessous. 
• Pour ajouter des espaces supplémentaires à un créneau horaire existant, cliquez sur l'icône plus sur le créneau horaire requis.
• Pour supprimer un espace pour un créneau horaire existant, cochez les cases appropriées dans les lignes blanches, puis cliquez sur le bouton "Supprimer la sélection" qui apparaît lorsque ces cases sont cochées. Ces cases sont marquées en rouge.
   

 
 
 
 
Si un rendez-vous est pris, le nom apparaîtra dans la colonne de droite intitulée "Élèves" - toutes les autres parties de la ligne seront vides.

Dates limites de nomination

Trois paramètres sont disponibles pour déterminer l'heure à laquelle les élèves peuvent prendre rendez-vous.

1. Jusqu'au début de l'heure du rendez-vous
2. Un certain nombre de jours avant le rendez-vous
3. Une date fixe pour tout rendez-vous

Pour les options 2 ou 3, l'heure sera disponible jusqu'à 23h59 du jour respectif.

Si un élève a besoin de reprendre son rendez-vous pendant la période d'attente, il peut le faire auprès d'un coordinateur ou du conseiller de cours affecté à cet entretien :

• Reporter - si la nouvelle heure du rendez-vous est connue, ou
• Annuler - l'heure existante (si la nouvelle heure est inconnue ou si le rendez-vous n'a plus lieu d'être)
  Ces modifications ne sont disponibles qu'à partir du login de l'utilisateur concerné. 

Par défaut, la date limite d'une école est fixée à la date précédant le rendez-vous, à 23h59.

Pour modifier le paramètre d'heure limite de rendez-vous, cliquez sur l'icône Modifier :

Choisissez la case d'option appropriée et le détail qui lui est associé, puis enregistrez.

Quelques conseils et astuces 

 
Lors du réglage des heures, vous ne verrez que les heures Heure de début. Une fois que vous avez sélectionné l'heure du jour, vous pourrez ensuite sélectionner la minute de l'heure. Imaginons que vous souhaitiez que les rendez-vous commencent à 11h30 - saisissez la date, puis cliquez sur le champ Heure de début. Choisissez 11:00 pour commencer, puis 11:30 juste après. 
 
 
 

 
Les heures seront grisées si elles ne sont pas disponibles. Cela peut être dû à plusieurs raisons. Premièrement, il se peut que l'heure soit déjà passée. Deuxièmement, l'heure peut se chevaucher avec quelque chose que vous avez déjà réservé pour la même personne. Troisièmement, il se peut que l'heure soit impossible à respecter (par exemple, une heure de fin qui se situe avant une heure de début). 
 
Tout fonctionne par blocs de 5 minutes. Cela signifie que les minutes doivent se terminer par un 0 ou un 5 (comme 11:00, 11:05, 11:10, etc.). Vous ne pouvez pas définir d'heures intermédiaires. 
 
Le nom des élèves qui ont pris rendez-vous apparaîtra dans la colonne "Élève" pour leur tranche horaire respective.