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Fusionner des Feuilles de Calcul pour PTO

Fusionner des Feuilles de Calcul pour PTO

Cette page explique comment utiliser un VLookup pour fusionner les données de différentes feuilles de calcul, et/ou des onglets d'une feuille de calcul dans un seul onglet, prêt à être téléchargé vers PTO.

En Résumé

Le VLookup sera utilisé pour insérer un ensemble de données dans un autre, sur la base d'un identifiant unique pour le parent/étudiant/classe/enseignant qui apparaît dans les deux ensembles de données.

 

Voici un résumé de ce qui doit être fait :

  1. Extraire les données du système de gestion des étudiants

  2. Coller les données de chaque ensemble de données dans différentes feuilles, au sein d'une même feuille de calcul

  3. Modifiez les titres des colonnes pour qu'ils correspondent à ceux reconnus par PTO

  4. Renommez la feuille contenant les informations sur l'étudiant et la classe en « PTO »

  5. Mettez en surbrillance les données de l'autre feuille que vous souhaitez transférer dans la feuille nommée « PTO », et donnez un nom à ces données

  6. Copiez les en-têtes de l'autre feuille que vous allez transférer dans la feuille nommée « PTO »

  7. Utilisez la fonction VLookup pour transférer les données de l'autre feuille vers la feuille nommée PTO

  8. Copiez et collez les Valeurs pour remplacer la formule par ce qui est affiché

  9. Vérifiez/réparez toute anomalie provenant de la fusion

  10. Répétez les points 5 à 9 pour toute donnée supplémentaire sur d'autres feuilles

Après cela, vous pourrez télécharger.

Tous ces points sont traités dans les instructions faciles à suivre ci-dessous, à l'aide d'instructions simples et de nombreuses images.


 

 

Les données que vous devrez extraire

PTO a besoin de données sur les parents, les étudiants, les classes et les enseignants. Si vous ne disposez pas de ces données dans une seule feuille de calcul, vous pourrez probablement extraire les informations suivantes à la place :

 

 

  • Les étudiants et leurs parents
    (une ligne par étudiant)

 

 

  • Les étudiants et leurs classes
    (une ligne par combinaison étudiant-classe)

 

 

  • les classes et leurs enseignants
    (une ligne par classe)

 

Pour plus de détails sur la manière dont les colonnes de données pour les parents, les étudiants, les classes et les enseignants doivent être présentées, reportez-vous à Disposition Standard des Feuilles de Calcul pour les Evénements .

 

La préparation que vous devrez faire avec les données

1. Modifiez les en-têtes de colonne existants pour les remplacer par ceux requis par PTO.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Disposition Standard des Feuilles de Calcul pour les Evénements


2. Collez chaque ensemble de données dont vous disposez dans sa propre feuille, au sein de la même feuille de calcul

 


3. Renommez la feuille contenant les données sur l'étudiant et la classe en « PTO »

Facultatif : Renommez les autres feuilles pour faciliter l'organisation des données


 

 

Fusion des informations

1. Identifiez une valeur unique à utiliser pour faire correspondre les ensembles de données entre eux.

Dans ce cas, il s'agit du code de l'étudiant.

Dans d'autres cas, il peut s'agir du

  • Code de l’Etudiant

  • Code de la Classe

  • Code de l’Enseignant

  • Code du Parent


2. Sur la feuille qui n'est pas l'information sur L'Etudiant et la Classe (c'est-à-dire pas la feuille nommée « PTO ») :

a. Assurez-vous que la colonne que vous utiliserez pour faire correspondre les données se trouve à gauche

  • sélectionnez la colonne entière, en cliquant sur la lettre

  • Coupez (en utilisant Ctrl+X pour Windows, ou command+X pour Mac)

  • Allez à A1

 

  • Faites un clic droit et choisissez « Insérer des cellules coupées »

 

La colonne utilisée pour la correspondance doit maintenant se trouver au début.

Tout ce qui se trouvait avant elle doit avoir été déplacé d'une colonne.

 

 

b. Sélectionnez toutes les données que vous souhaitez intégrer à la feuille principale

 

c. Entrez un nom pour les données en surbrillance

C'est là qu'apparaît normalement le numéro de la cellule en surbrillance.

 

 

d. Copiez les en-têtes de colonne des données que vous allez déplacer dans la feuille intitulée « PTO »

 

3. Sur la feuille contenant les informations sur l'étudiant et la classe (c'est-à-dire la feuille intitulée « PTO ») :

a. Collez les en-têtes copiés de l'autre feuille dans les premières colonnes inutilisées

 

b. Dans la cellule située directement sous le premier titre collé, appliquez la formule VLookup

Pour ce faire, tapez : =vlookup(

Il vous sera demandé de saisir, la valeur de lookup, le tableau, le numéro d'index de colonne, [la plage de lookup]

 

 

 

 

Le tableau ci-dessous explique comment remplir chacun de ces composants :

la valeur de lookup

le tableau

le numéro d'index de colonne

[la plage de lookup]

la valeur de lookup

le tableau

le numéro d'index de colonne

[la plage de lookup]

Entrez $ puis la première cellule de la feuille PTO utilisée pour faire correspondre les données. Le $ signifie que vous utilisez la même colonne pour faire correspondre les données, même si vous appliquez la formule aux cellules de droite.

Le nom que vous avez donné aux cellules surlignées dans l'autre feuille

la cellule située en haut à gauche des données que vous déplacez

est la façon de gérer l'absence de correspondance exacte.

Exemple: $A2

Exemple: tableau1

Exemple: colonne(e2)

Exemple: faux

 

 

 

 

 

Une fois saisie, la formule doit ressembler à :

=vlookup($A2,tableau1,colonne(e2),faux)

 

c. Appuyez sur la touche Entrée/Retour du clavier

La formule doit être remplacée par les données que vous essayez d'extraire

 

d. Si la formule s'est appliquée correctement à la première cellule :
utilisez le carré en bas à droite pour faire glisser la formule sur les autres entêtes.

 

e. En utilisant le même carré, double-cliquez dessus pour appliquer la formule VLookup aux données

Assurez-vous qu'elle va jusqu'à la fin des données.

Si ce n'est pas le cas, cliquez et faites-la glisser manuellement vers le bas, en utilisant le même carré que celui sur lequel vous avez double-cliqué.

 

f. Examinez les données pour vous assurer qu'elles sont conformes aux attentes.

En dehors de l'exactitude des données, deux éléments peuvent sembler inhabituels :

  • #N/A - une poignée d'entre eux est acceptable. Si toutes ou la plupart des données sont ainsi, la formule n'a pas pu trouver de correspondances exactes pour apparier les données. Cliquez ci-dessous pour connaître les causes et les solutions les plus courantes.

  • Les cellules qui étaient vides dans l'original seront remplies avec ceci dans leur nouvel emplacement

 

Réglez ce problème avant de passer aux étapes finales.

 

#N/A signifie simplement que la formule n'a pas trouvé de correspondance exacte entre les deux feuilles de calcul.

Cela peut être dû à :

  • Le format de cellule des deux feuilles de calcul est différent-
    Pour résoudre ce problème, faites un clic droit sur l'une des cellules de la colonne utilisée pour faire correspondre les données de chaque feuille. Choisissez l'une d'elles à utiliser. Sélectionnez toute la colonne de celle que vous voulez modifier, faites un clic droit et modifiez-la de manière à ce que les deux feuilles correspondent. La correction devrait se faire automatiquement à partir de là.

  • Vous avez fait glisser les données trop loin dans la feuille « PTO », et elles tombent en dehors de la zone que vous avez sélectionnée sur l'autre feuille -
    Vérifiez la feuille d'où proviennent les données. Si elles apparaissent toutes sur la nouvelle feuille, vous les avez fait glisser trop loin sur la nouvelle feuille.Cliquez et faites-les glisser vers la gauche sur la feuille nommée « PTO », si c'est le cas.
    Si vous n'avez pas inclus toutes les données que vous avez surlignées et nommées dans l'autre feuille, surlignez la zone correcte, donnez-lui un nom différent (un caractère différent suffit), puis mettez à jour la formule VLookup avec le nouveau nom à l'endroit où se trouve « le tableau ».

  • Il y a des espaces avant ou après les données dans l'une des feuilles de la colonne que vous utilisez pour faire correspondre les données -
    Vérifiez cela en double-cliquant sur l'une des cellules utilisées pour faire correspondre les données, et utilisez les flèches pour voir s'il y a des espaces que vous ne pouvez pas voir. Si c'est le cas, utilisez la formule TRIM pour le faire.
    Trouvez une nouvelle colonne vide, et si les données sous la colonne commencent dans la cellule A2, entrez ce qui suit dans _2 (où _ est la colonne vide) : =TRIM(A2)
    Cette valeur doit être exactement la même que celle que vous avez déjà pour la cellule correspondante. Utilisez le carré en bas à droite de la cellule sélectionnée pour la faire glisser jusqu'à la dernière ligne de vos données.
    Surlignez la colonne que vous avez utilisée pour la formule d'ajustement, copiez-la, cliquez sur A2 et choisissez « Coller les Valeurs » dans la liste déroulante Coller de l'onglet Accueil d'Excel.
    Le problème devrait se résoudre automatiquement à partir de là. Une fois cette opération terminée, vous pouvez supprimer la colonne utilisée pour la formule d'ajustement.

  • Il vous manque certaines des données de l'autre feuille (celle qui ne s'appelle pas « PTO ») -
    Exécutez à nouveau l'extrait pour l'autre feuille.
    Collez les données dans la feuille existante que vous utilisiez pour ces données.
    Répétez les processus énumérés dans la section sur la fusion des données, en veillant à utiliser un nom différent pour les cellules de l'autre feuille, le cas échéant.

4. Sélectionnez toutes les colonnes que vous venez de fusionner
a. Copiez (Ctrl+C pour Windows ou Command+C pour Mac)

b. Collez les Valeurs (ceci remplacera la formule avec ce que vous voyez) - référez-vous à l'image sur la droite

 

5. Répétez les étapes ci-dessus pour chaque ensemble de données que vous devez fusionner avec un autre.

À titre de référence rapide, les étapes sont les suivantes

1. Assurez-vous que la colonne utilisée pour faire correspondre les données est à gauche des colonnes de « l'autre » feuille

2. Sélectionnez et nommez les cellules de l'autre feuille que vous voulez faire correspondre, et donnez-lui un nom

3. Collez les en-têtes de colonne de « l'autre » feuille sur la feuille « PTO » (à l'exclusion de la colonne correspondante).

4. Saisissez la formule VLookup dans la prochaine colonne vide disponible

=vlookup($a2,tableau2,colonne(b2),faux)

a2 est la première cellule de la feuille « PTO »
tableau2 est le nom que vous avez donné aux cellules en surbrillance dans la feuille « autre » (il doit être différent des précédents)
b2 est la première cellule en haut à gauche des données que vous souhaitez transférer de « l'autre » feuille (à l'exclusion de la colonne utilisée pour la correspondance)
faux est ce qui doit être saisi pour s'assurer que seules les correspondances exactes sont utilisées

5. Important: Copiez et Collez les Valeurs des données que vous venez de transférer dans la feuille « PTO » , s'il n'y a pas trop d'entrées #N/A


Nettoyage des données

S'il y a quelques 0 ou #N/A dans les données que vous avez fusionnées, ils peuvent être facilement nettoyés.

  • Si vous voyez un 0 dans une cellule, cela signifie qu'il y avait une cellule vide dans les données d'où elle provient

  • Si vous voyez un #N/A dans une cellule, cela signifie que les données ne correspondent pas

 

1. Activez les filtres pour la feuille de calcul

Dans Excel, cette option se trouve à l'extrême droite de l'onglet Accueil.


2. Cliquez sur le carat (c'est le petit triangle) à côté de l'intitulé de la première colonne

Cela fera apparaître le filtrage des colonnes


L'étape 3 ci-dessous ne doit pas être utilisée pour la colonne CGN

3. Recherchez les 0 en haut de la liste. S'il y a des 0 :

a. Désélectionnez « (Sélectionner tout) », puis sélectionnez « 0 »

b. Si vous utilisez Windows, cliquez sur le bouton « Appliquer le filtre », en bas de la liste
Si vous utilisez Mac, cliquez simplement dans la zone principale de la feuille de calcul





c. Surlignez toutes les cellules de cette colonne, puis cliquez sur Espace arrière ou Supprimer sur votre clavier

Si vous êtes à l'aise avec les données, vous pouvez également supprimer cette option pour les cellules liées dans les colonnes voisines.

d. Cliquez à nouveau sur le carat de cette colonne, puis choisissez le bouton Effacer le filtre

 

 

 

 

 

 

4. Recherchez les #N/A en bas de la liste. S'il y a des N/A :

a. Désélectionnez « (Sélectionner tout) », puis sélectionnez « #N/A »

b. Si vous utilisez Windows, cliquez sur le bouton « Appliquer le filtre », en bas de la liste
Si vous utilisez Mac, cliquez simplement dans la zone principale de la feuille de calcul

 

c. Mettez en surbrillance toutes les cellules de cette colonne, puis cliquez sur Espace arrière ou sur Supprimer sur votre clavier

 

 

d. Examinez le reste de la ligne ou des lignes (celles du dessus et du dessous peuvent concerner le même étudiant). Soit :

  • Vous remplissez manuellement les données (et éventuellement toutes les autres cellules #N/A de la même ligne ou des lignes voisines) le cas échéant, SOIT

  • Vous supprimez complètement la ou les lignes si cela n'est pas nécessaire (par exemple, l'étudiant a quitté l'école)

 

e. Cliquez à nouveau sur le carat de cette colonne, puis choisissez le bouton Effacer le Filtre

 

 

 

 

 

5. Répétez les étapes 2 à 5 pour chaque colonne de données fusionnées dans la feuille « PTO »


 

 

Ensuite

Sauvegardez le fichier, puis passez à la page Liste de Contrôle dans PTO.

Choisissez Télécharger vos données ici, et suivez les instructions à l'écran.


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