Fusionner des Feuilles de Calcul pour PTO
- Zaac Totonjian (Unlicensed)
- Rachel Sanders (Unlicensed)
Cette page explique comment utiliser un VLookup pour fusionner les données de différentes feuilles de calcul, et/ou des onglets d'une feuille de calcul dans un seul onglet, prêt à être téléchargé vers PTO.
En Résumé
Le VLookup sera utilisé pour insérer un ensemble de données dans un autre, sur la base d'un identifiant unique pour le parent/étudiant/classe/enseignant qui apparaît dans les deux ensembles de données.
Voici un résumé de ce qui doit être fait :
Extraire les données du système de gestion des étudiants
Coller les données de chaque ensemble de données dans différentes feuilles, au sein d'une même feuille de calcul
Modifiez les titres des colonnes pour qu'ils correspondent à ceux reconnus par PTO
Renommez la feuille contenant les informations sur l'étudiant et la classe en « PTO »
Mettez en surbrillance les données de l'autre feuille que vous souhaitez transférer dans la feuille nommée « PTO », et donnez un nom à ces données
Copiez les en-têtes de l'autre feuille que vous allez transférer dans la feuille nommée « PTO »
Utilisez la fonction VLookup pour transférer les données de l'autre feuille vers la feuille nommée PTO
Copiez et collez les Valeurs pour remplacer la formule par ce qui est affiché
Vérifiez/réparez toute anomalie provenant de la fusion
Répétez les points 5 à 9 pour toute donnée supplémentaire sur d'autres feuilles
Après cela, vous pourrez télécharger.
Tous ces points sont traités dans les instructions faciles à suivre ci-dessous, à l'aide d'instructions simples et de nombreuses images.
Les données que vous devrez extraire
PTO a besoin de données sur les parents, les étudiants, les classes et les enseignants. Si vous ne disposez pas de ces données dans une seule feuille de calcul, vous pourrez probablement extraire les informations suivantes à la place :
Les étudiants et leurs parents
(une ligne par étudiant)
Les étudiants et leurs classes
(une ligne par combinaison étudiant-classe)
les classes et leurs enseignants
(une ligne par classe)
Pour plus de détails sur la manière dont les colonnes de données pour les parents, les étudiants, les classes et les enseignants doivent être présentées, reportez-vous à Disposition Standard des Feuilles de Calcul pour les Evénements .
La préparation que vous devrez faire avec les données
1. Modifiez les en-têtes de colonne existants pour les remplacer par ceux requis par PTO.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Disposition Standard des Feuilles de Calcul pour les Evénements
2. Collez chaque ensemble de données dont vous disposez dans sa propre feuille, au sein de la même feuille de calcul
3. Renommez la feuille contenant les données sur l'étudiant et la classe en « PTO »
Facultatif : Renommez les autres feuilles pour faciliter l'organisation des données
Fusion des informations
1. Identifiez une valeur unique à utiliser pour faire correspondre les ensembles de données entre eux.
Dans ce cas, il s'agit du code de l'étudiant.
Dans d'autres cas, il peut s'agir du
Code de l’Etudiant
Code de la Classe
Code de l’Enseignant
Code du Parent
2. Sur la feuille qui n'est pas l'information sur L'Etudiant et la Classe (c'est-à-dire pas la feuille nommée « PTO ») :
a. Assurez-vous que la colonne que vous utiliserez pour faire correspondre les données se trouve à gauche
sélectionnez la colonne entière, en cliquant sur la lettre
Coupez (en utilisant Ctrl+X pour Windows, ou command+X pour Mac)
Allez à A1
Faites un clic droit et choisissez « Insérer des cellules coupées »
La colonne utilisée pour la correspondance doit maintenant se trouver au début.
Tout ce qui se trouvait avant elle doit avoir été déplacé d'une colonne.
b. Sélectionnez toutes les données que vous souhaitez intégrer à la feuille principale
c. Entrez un nom pour les données en surbrillance
C'est là qu'apparaît normalement le numéro de la cellule en surbrillance.
d. Copiez les en-têtes de colonne des données que vous allez déplacer dans la feuille intitulée « PTO »
3. Sur la feuille contenant les informations sur l'étudiant et la classe (c'est-à-dire la feuille intitulée « PTO ») :
a. Collez les en-têtes copiés de l'autre feuille dans les premières colonnes inutilisées
b. Dans la cellule située directement sous le premier titre collé, appliquez la formule VLookup
Pour ce faire, tapez : =vlookup(
Il vous sera demandé de saisir, la valeur de lookup, le tableau, le numéro d'index de colonne, [la plage de lookup]
Le tableau ci-dessous explique comment remplir chacun de ces composants :
la valeur de lookup | le tableau | le numéro d'index de colonne | [la plage de lookup] |
|---|---|---|---|
Entrez $ puis la première cellule de la feuille PTO utilisée pour faire correspondre les données. Le $ signifie que vous utilisez la même colonne pour faire correspondre les données, même si vous appliquez la formule aux cellules de droite. | Le nom que vous avez donné aux cellules surlignées dans l'autre feuille | la cellule située en haut à gauche des données que vous déplacez | est la façon de gérer l'absence de correspondance exacte. |
Exemple: $A2 | Exemple: tableau1 | Exemple: colonne(e2) | Exemple: faux |
| 
| 
|
|
Une fois saisie, la formule doit ressembler à :
=vlookup($A2,tableau1,colonne(e2),faux)
c. Appuyez sur la touche Entrée/Retour du clavier
La formule doit être remplacée par les données que vous essayez d'extraire
d. Si la formule s'est appliquée correctement à la première cellule :
utilisez le carré en bas à droite pour faire glisser la formule sur les autres entêtes.
e. En utilisant le même carré, double-cliquez dessus pour appliquer la formule VLookup aux données
Assurez-vous qu'elle va jusqu'à la fin des données.
Si ce n'est pas le cas, cliquez et faites-la glisser manuellement vers le bas, en utilisant le même carré que celui sur lequel vous avez double-cliqué.
f. Examinez les données pour vous assurer qu'elles sont conformes aux attentes.
En dehors de l'exactitude des données, deux éléments peuvent sembler inhabituels :
#N/A - une poignée d'entre eux est acceptable. Si toutes ou la plupart des données sont ainsi, la formule n'a pas pu trouver de correspondances exactes pour apparier les données. Cliquez ci-dessous pour connaître les causes et les solutions les plus courantes.
Les cellules qui étaient vides dans l'original seront remplies avec ceci dans leur nouvel emplacement
4. Sélectionnez toutes les colonnes que vous venez de fusionner
a. Copiez (Ctrl+C pour Windows ou Command+C pour Mac)
b. Collez les Valeurs (ceci remplacera la formule avec ce que vous voyez) - référez-vous à l'image sur la droite
5. Répétez les étapes ci-dessus pour chaque ensemble de données que vous devez fusionner avec un autre.
À titre de référence rapide, les étapes sont les suivantes
1. Assurez-vous que la colonne utilisée pour faire correspondre les données est à gauche des colonnes de « l'autre » feuille
2. Sélectionnez et nommez les cellules de l'autre feuille que vous voulez faire correspondre, et donnez-lui un nom
3. Collez les en-têtes de colonne de « l'autre » feuille sur la feuille « PTO » (à l'exclusion de la colonne correspondante).
4. Saisissez la formule VLookup dans la prochaine colonne vide disponible
=vlookup($a2,tableau2,colonne(b2),faux) où
a2 est la première cellule de la feuille « PTO »
tableau2 est le nom que vous avez donné aux cellules en surbrillance dans la feuille « autre » (il doit être différent des précédents)
b2 est la première cellule en haut à gauche des données que vous souhaitez transférer de « l'autre » feuille (à l'exclusion de la colonne utilisée pour la correspondance)
faux est ce qui doit être saisi pour s'assurer que seules les correspondances exactes sont utilisées
5. Important: Copiez et Collez les Valeurs des données que vous venez de transférer dans la feuille « PTO » , s'il n'y a pas trop d'entrées #N/A
Nettoyage des données
S'il y a quelques 0 ou #N/A dans les données que vous avez fusionnées, ils peuvent être facilement nettoyés.
Si vous voyez un 0 dans une cellule, cela signifie qu'il y avait une cellule vide dans les données d'où elle provient
Si vous voyez un #N/A dans une cellule, cela signifie que les données ne correspondent pas
1. Activez les filtres pour la feuille de calcul
Dans Excel, cette option se trouve à l'extrême droite de l'onglet Accueil.
2. Cliquez sur le carat (c'est le petit triangle) à côté de l'intitulé de la première colonne
Cela fera apparaître le filtrage des colonnes
L'étape 3 ci-dessous ne doit pas être utilisée pour la colonne CGN
3. Recherchez les 0 en haut de la liste. S'il y a des 0 :
a. Désélectionnez « (Sélectionner tout) », puis sélectionnez « 0 »
b. Si vous utilisez Windows, cliquez sur le bouton « Appliquer le filtre », en bas de la liste
Si vous utilisez Mac, cliquez simplement dans la zone principale de la feuille de calcul
c. Surlignez toutes les cellules de cette colonne, puis cliquez sur Espace arrière ou Supprimer sur votre clavier
Si vous êtes à l'aise avec les données, vous pouvez également supprimer cette option pour les cellules liées dans les colonnes voisines.
d. Cliquez à nouveau sur le carat de cette colonne, puis choisissez le bouton Effacer le filtre
4. Recherchez les #N/A en bas de la liste. S'il y a des N/A :
a. Désélectionnez « (Sélectionner tout) », puis sélectionnez « #N/A »
b. Si vous utilisez Windows, cliquez sur le bouton « Appliquer le filtre », en bas de la liste
Si vous utilisez Mac, cliquez simplement dans la zone principale de la feuille de calcul
c. Mettez en surbrillance toutes les cellules de cette colonne, puis cliquez sur Espace arrière ou sur Supprimer sur votre clavier
d. Examinez le reste de la ligne ou des lignes (celles du dessus et du dessous peuvent concerner le même étudiant). Soit :
Vous remplissez manuellement les données (et éventuellement toutes les autres cellules #N/A de la même ligne ou des lignes voisines) le cas échéant, SOIT
Vous supprimez complètement la ou les lignes si cela n'est pas nécessaire (par exemple, l'étudiant a quitté l'école)
e. Cliquez à nouveau sur le carat de cette colonne, puis choisissez le bouton Effacer le Filtre
5. Répétez les étapes 2 à 5 pour chaque colonne de données fusionnées dans la feuille « PTO »
Ensuite
Sauvegardez le fichier, puis passez à la page Liste de Contrôle dans PTO.
Choisissez Télécharger vos données ici, et suivez les instructions à l'écran.