Guide rapide pour les technophiles
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Si vous êtes du genre intello, cette page vous fournira des instructions rapides pour accélérer la configuration de votre SSO. Il s'agit d'une liste des éléments de base que vous devrez suivre, sans les explications détaillées.
Vous avez besoin de plus de détails que ce qui figure sur cette page ? Pas de problème, consultez les pages liées à la liste de contrôle et aux détails pratiques. Vous obtiendrez ainsi plus de détails sur chaque partie, afin de ne rien manquer.
Image de marque
Logo
Allez dans Paramètres > Images > Logo/Bannière
Dans la section supérieure, téléchargez une image d'au moins 150 x 150 px, OU
Dans la section du bas, téléchargez une image d'au moins 450 x 120 px.
Cliquez et faites glisser la zone de l'image que vous voulez utiliser, puis Guide rapide pour les technophiles.
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Arrière-plan de la page de connexion
Allez dans Paramètres > Images > Arrière-plan
Téléchargez une image d'au moins 1920 x 1080 px, puis
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Personnel
Allez dans Personnel dans le menu en haut de la page
Téléchargez un fichier .xls, .xlsx ou .csv selon les exigences de la feuille de calcul, puis suivez les instructions.
Créer
Créer le niveau de l'année
Allez dans Liste de contrôle > Ajouter un nouveau > (Entrez le niveau de l'année dans lequel les élèves vont entrer) > Enregistrer
Télécharger les cours
Aller à la matrice de sélection
Téléchargez un fichier .xls, .xlsx ou .csv selon les exigences de la feuille de calcul.
Consultez le bouton Aide de l'écran pour obtenir des informations spécifiques, comme les formules acceptables pour les prérequis.
Revenez à la liste de contrôle pour le niveau de l'année, et assurez-vous que la case à côté de la case Matrice de sélection est cochée.
Concevoir la mise en page de l'expérience de l'étudiant
Aller au processus de sélection
Ajoutez une section pour chaque sujet ou voie d'accès - utilisez-la uniquement pour les titres.
Ajoutez une instruction en cliquant sur le menu déroulant situé à droite de la section : il s'agit de rédiger un texte ou de donner aux élèves des instructions sur le nombre de sélections qu'ils doivent choisir dans la liste ci-dessous.
Ajoutez des sélections en cliquant sur le menu déroulant à droite de l'instruction pour ajouter des cours à partir de la matrice de sélection - cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.
Pour les choix qui ne sont pas des cours, allez toujours dans Ajouter des sélections, mais choisissez Ajouter une sélection dans la barre supérieure. Donnez à la sélection un code et le nom que vous souhaitez voir apparaître.
Définir les paramètres de sélection
Toujours dans le processus de sélection, allez dans les paramètres de chaque élément (les options disponibles sont différentes pour une section, une instruction et une sélection).
Fixez des minimums et des maximums pour les sections et les instructions. Veillez à ce qu'ils se situent au niveau le plus spécifique - il s'agit généralement d'une instruction, dans laquelle les étudiants doivent choisir parmi une liste de sélections.
Vous avez des minimums et des maximums qui sont un peu éparpillés ou qui ne s'appliquent pas uniquement aux sélections liées à une instruction ou à une section ? Allez dans la rubrique Règles globales et définissez-les à cet endroit.
Lorsqu'il y a une limite au nombre de sélections acceptées pour un cours, allez dans Capacités. Choisissez le cours, puis définissez les paramètres à gauche, choisissez les instances à droite et enregistrez.
Faites en sorte que certaines sections soient conditionnées par le choix d'une sélection antérieure. Allez dans les paramètres de la section, choisissez la ou les sélections de déclenchement dans la liste déroulante "Sélections requises pour voir cette section", puis ajoutez.
Test
Aller à Liste de contrôle > (Niveau de l'année) > Étudiants
Cliquez sur Ajouter nouveau, et créez autant de profils d'élèves que nécessaire pour tester les différentes variables. Notez les codes élèves que vous utilisez pour ces profils.
Aller à Liste de contrôle > (Niveau de l'année) > Résultats
Cliquez sur Ajouter nouveau, et à l'aide des codes de test étudiants que vous avez notés précédemment, ajoutez les échantillons de résultats dont vous avez besoin pour tester les variables que vous avez définies dans le processus de sélection.
Allez dans Moniteur > Agir en tant que (pour le profil de test que vous avez créé). Notez tous les problèmes au fur et à mesure. Utilisez le bouton en haut de l'écran pour quitter, lorsque vous avez terminé les tests.
Revenez au processus de sélection, faites les ajustements nécessaires, puis testez à nouveau pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu.
Lorsque vous êtes sûr que tout fonctionne, retournez à la liste de contrôle pour le niveau de l'année, et assurez-vous que la case à côté de Processus de sélection est cochée.
Télécharger des données spécifiques sur les étudiants
Profils des étudiants
Aller à Liste de contrôle > (Niveau de l'année) > Étudiants
Téléchargez un fichier .xls, .xlsx, ou .csv selon les exigences de la feuille de calcul avec vos étudiants qui seront dans ce niveau d'année l'année prochaine.
Lorsque vous êtes sûr que les données des étudiants ont été téléchargées sans avertissement ni erreur, retournez à la liste de contrôle pour le niveau d'année, et assurez-vous que la case à cocher à côté de Étudiants est cochée.
Données prérequises
Aller à Liste de contrôle > (Niveau de l'année) > Résultats
Téléchargez un fichier .xls, .xlsx, ou .csv selon les exigences de la feuille de calcul avec les résultats des pré-requis des étudiants que vous venez de télécharger.
Vérifier les informations sur les étudiants et les pré-requis
Aller à Liste de contrôle > (Niveau de l'année) > Cocher/Cliquer > Par sélection
Vérifiez que les élèves affichent l'éligibilité (et l'inéligibilité) comme il convient pour les diverses sélections.
Une fois que vous avez confirmé que les élèves sont en mesure de faire des sélections, retournez à la liste de contrôle pour le niveau de l'année et assurez-vous que la case à côté de Résultats est cochée.
Faites participer votre équipe
Attribution des rôles
Aller à Liste de contrôle > (Niveau de l'année) > Personnel
Vérifiez que vos professeurs principaux, conseillers pédagogiques et conseillers d'orientation sont affectés. Cliquez sur les rôles si vous devez modifier quelque chose.
Si l'un des membres de votre équipe a besoin de superpouvoirs lui permettant d'accéder à un rôle, pour le niveau de l'année entière, cliquez sur Niveau de l'année entière et donnez-lui l'accès dont il a besoin.
Une fois que votre personnel a ses informations de connexion et sait ce qu'il doit faire, retournez à la liste de contrôle pour le niveau de l'année, et assurez-vous que la case à côté de Personnel est cochée.
Leur donner un accès
Allez sur la page du personnel, dans la barre gris foncé en haut de la page.
Dans la colonne Actions, cliquez sur le bouton Envoyer pour chacun des membres de votre équipe à qui vous avez attribué un rôle - cela enverra leurs informations de connexion.
Envoyez les instructions à votre équipe, afin qu'elle sache ce qu'elle doit faire.
Modifications proactives de l'admissibilité
Allez dans Liste de contrôle > (Niveau de l'année) > Cocher/Cliquer > Par sélection > (Choisissez un cours dans la liste déroulante)
Si ce n'est pas déjà fait par vos HoLAs, effectuez les ajustements manuels de l'éligibilité si nécessaire. L'option "Par sélection" n'enverra pas de notification aux étudiants pour les informer de vos modifications.
Une fois que vous avez confirmé que les ajustements nécessaires ont été effectués, retournez à la liste de contrôle pour le niveau de l'année, et assurez-vous que la case à côté de Tick/Flick est cochée.
Accès étudiants
Aller à Liste de contrôle > (Niveau de l'année) > Calendrier
Définissez l'heure à laquelle les élèves doivent pouvoir accéder au système. S'il s'agit d'une date future, un indicateur jaune apparaît.
Définissez l'heure de fin, à laquelle les élèves ne doivent plus pouvoir accéder au système.
L'accès des élèves sera automatiquement activé à l'heure et à la date que vous avez définies.
Lorsque vous constatez que les dates d'accès semblent correctes, retournez à la liste de contrôle pour ce niveau d'année et cochez la case Planification.
Lorsque les sélections ont commencé
Réinitialisation des mots de passe des étudiants
Aller à Liste de contrôle > (Niveau de l'année) > Étudiants
Tapez une partie du nom ou du code de l'étudiant dans le champ de recherche.
Cliquez sur Modifier à l'extrême droite de la ligne correspondant à l'étudiant recherché.
Tapez par-dessus ce qui se trouve dans le champ NIP de l'étudiant (vous ne pouvez que remplacer - et non visualiser - le NIP déjà en place), puis enregistrez.
Regarder les sélections
Allez à Moniteur, dans la barre gris foncé en haut de la page
Filtrez jusqu'au niveau de l'année, ou jusqu'à un membre du personnel, en cliquant sur le menu déroulant "Afficher les étudiants liés à" et choisissez l'option que vous souhaitez.
Les résultats s'afficheront par étudiant, dans le tableau.
Vous pouvez obtenir des chiffres et des pourcentages en cliquant sur le texte " Afficher les pourcentages " situé sous le menu déroulant. Le contexte de ces chiffres changera, en fonction de ce qui est sélectionné dans la liste déroulante.
Aider les étudiants à faire des choix
Allez à Moniteur, dans la barre gris foncé en haut de la page
Tapez une partie du nom ou du code de l'étudiant, puis cliquez sur "Agir en tant que", à gauche de la ligne de l'étudiant.
Assurez-vous d'avoir obtenu le consentement de l'étudiant si vous avez l'intention de modifier quoi que ce soit.
Vous démarrez en mode Visualisation seulement. Vous pouvez apporter des modifications en cliquant sur le bouton Modifier en haut à droite, et en acceptant les conditions qui s'affichent à l'écran.
Lorsque vous avez terminé vos modifications, le bouton de sortie se trouve au centre, en haut de la page.
Demandes de dérogation
Aller à Liste de contrôle > (Niveau de l'année) > Cocher/Cliquer > Par demande de dérogation
Le HoLA assigné recevra un courriel avec une notification et des instructions sur la façon d'approuver ou de refuser. Vous pouvez également prendre une décision pour l'étudiant
Choisissez la demande à laquelle vous souhaitez répondre - les demandes en attente sont signalées par une case orange avec un point d'interrogation.
Cliquez sur la coche ou la croix selon votre décision, saisissez les notes internes, puis les notes pour l'étudiant. Une fois que vous avez fait cela, l'étudiant sera notifié en conséquence.
Donner aux étudiants un temps de sélection supplémentaire
Allez à Liste de contrôle > (Niveau de l'année) Calendrier > Prolongation du temps
Cliquez sur la liste déroulante et choisissez les élèves qui bénéficieront d'un temps supplémentaire. Vous pouvez en ajouter plusieurs si nécessaire.
Définissez la date et l'heure de la fermeture de leur accès.
Si vous souhaitez ajouter une autre extension pour un ou plusieurs étudiants, cliquez à nouveau sur le bouton Extension du temps et définissez les nouveaux paramètres.
Réduire un cours
Allez dans Liste de contrôle > (Niveau de l'année) > Processus de sélection et choisissez la sélection.
Cliquez sur Supprimer
Après avoir lu et accepté les deux premiers écrans, choisissez vos préférences en matière de notifications.
Si vous avez l'adresse électronique de vos étudiants, assurez-vous de cocher la case pour les notifier, puis dans la zone de texte, entrez les instructions de re-sélection à suivre par l'étudiant.
Répétez cette opération pour chaque instance du cours tout au long du processus de sélection, lorsqu'il n'est plus proposé.
Après la fin des sélections
S'assurer que les sélections sont complétées par tous les étudiants
Allez dans Moniteur, dans la barre gris foncé en haut de la page.
Choisissez le niveau de l'année dans la liste déroulante " Afficher les étudiants liés à ".
Allez au bas du tableau, et passez à 100 enregistrements par page.
Veillez à ce que toutes les cases ne comportent que des coches vertes et/ou des tirets gris - les étudiants qui ont des croix rouges n'ont pas rempli correctement les sélections.
Si vous avez plus de 100 étudiants dans la cohorte, n'oubliez pas de faire défiler les pages au bas du tableau.
Pour des informations de sélection faciles à lire
Allez à Liste de contrôle > (Niveau de l'année) > Extraire > Vue rapide
Choisissez si vous voulez voir les informations pour l'ensemble de la cohorte, les sélections pour un étudiant, ou toutes les instances d'une des sélections.
Une fois le tableau obtenu, utilisez les symboles plus à côté de chaque niveau pour approfondir les informations (et inversement pour les moins).
Vous pouvez également utiliser les boutons "Expand All" et "Collapse All" pour afficher respectivement tous les détails ou les moindres détails.
Les informations peuvent être exportées à l'aide du bouton situé en haut à droite du tableau.
Extraction de données pour le logiciel d'aménagement du temps
Allez dans Liste de contrôle > (Niveau de l'année) > Extraits > Extraits
Choisissez le logiciel d'emploi du temps que vous utilisez, parmi les options à gauche. Si vous ne voyez pas ce que vous utilisez, contactez le support de CountryNet pour des suggestions.
A droite, vous pouvez choisir d'inclure ou d'exclure certaines sections, instructions ou sélections.
Des exemples pourraient être d'exclure :
Les sections qui ne contiennent pas de cours (comme le texte d'introduction ou les choix de parcours).
les instructions (comme les réponses textuelles sur les projets futurs ou les numéros d'étudiant délivrés par le gouvernement), ou
Sélections (où le code du cours est un code que vous avez inventé et qui nécessite une configuration manuelle, comme un cours TAFE).
Assurez-vous que vous disposez des données correctes. Vérifiez :
Dans le Moniteur pour vous assurer qu'il n'y a pas de croix rouge, de cases vides ou d'étudiants qui ne se sont pas connectés, ET
Dans la page Extraits, vérifiez que le nombre de sélections par étudiant est cohérent d'un étudiant à l'autre (le cas échéant) et que le nombre de sélections par étudiant est correct.
Lorsque les données sont entrées correctement dans votre logiciel d'emploi du temps, vous pouvez revenir à la liste de contrôle pour ce niveau d'enseignement et cocher la case Extraits - ne pas archiver à ce stade.
Réduire un cours
Allez dans Liste de contrôle > (Niveau de l'année) > Processus de sélection et choisissez la sélection.
Cliquez sur Supprimer
Après avoir lu et accepté les deux premiers écrans, choisissez vos préférences en matière de notifications.
Si vous disposez des adresses électroniques de vos étudiants, assurez-vous de cocher la case pour les notifier, puis dans la zone de texte, entrez les instructions de re-sélection à suivre par les étudiants.
Répétez cette opération pour chaque instance du cours tout au long du processus de sélection, lorsqu'il n'est plus proposé.
ENSUITE
Allez dans Liste de contrôle > (Niveau de l'année) > Calendrier > Prolongation du temps.
Pour les élèves concernés (cela se trouve dans l'e-mail que vous avez reçu), ajoutez leurs noms dans la case, et définissez la date et l'heure de leur date limite prolongée.
Préparer les années suivantes
Vous ne devez commencer à préparer la cohorte suivante qu'une fois que votre emploi du temps a été établi à partir des sélections dans SSO. Une fois que vous avez commencé ce processus, aucun autre changement ne sera possible.
Allez dans Liste de contrôle > (niveau de l'année) et assurez-vous que tous les éléments de la liste sont cochés.
Cliquez sur Archiver les données, et confirmez lorsque vous y êtes invité
Votre matrice de sélection et votre processus de sélection resteront en place. Il ne vous reste plus qu'à effectuer les modifications mineures apportées la dernière fois dans ces domaines, puis à continuer à descendre dans la liste à partir des étudiants.
Plutôt facile, non ?