Archivage
- Zaac Totonjian (Unlicensed)
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Dans cette page, nous verrons comment archiver les données d'un niveau d'année, et les éléments à prendre en compte pour préparer la prochaine cohorte à faire des sélections.
Ne pas supprimer au lieu d’archiver
Si vous choisissez l'option Supprimer sur le rouage à côté du niveau d'année, vous supprimerez tout ce qui est associé à ce niveau d'année. Cela inclut toutes les archives que vous avez. Si vous êtes tout à fait sûr de vouloir supprimer le niveau d'année (informations actuelles et archivées), vous pouvez procéder à la suppression. Attention, ces informations ne peuvent pas être récupérées une fois qu'elles ont été supprimées, alors choisissez judicieusement !
Un guide rapide pour clôturer votre processus de sélection.
Regardez ceci avant de commencer le processus d'archivage :
Lorsque vous êtes prêt à archiver, veillez lire l'intégralité de la documentation d'aide ci-dessous, car cette vidéo n'est qu'un guide succinct proposant des options à considérer.
Ce que fera l’archivage
Lorsqu'une archive est créée :
Il prendra une copie de tout ce qui se trouve dans la liste de contrôle pour un niveau d'année.
Elle le déplacera dans la zone des archives, où les éléments de la liste de contrôle peuvent être consultés, mais pas modifiés.
Tous les éléments de la liste de contrôle seront déplacés hors de la zone active et les nominations seront effacées pour le niveau annuel.
Dans le cadre du processus, une copie des deux premiers éléments de la liste de contrôle, la matrice de sélection et le processus de sélection, sera conservée dans le système actif. Cela vous permettra d'apporter des modifications mineures au processus en place sans avoir à recommencer depuis le début.
Quand archiver
Il n'est pas nécessaire d'archiver les données pour un niveau d'un an, jusqu'à ce que vous soyez prêt à commencer les démarches pour que la cohorte suivante fasse ses sélections.
Comment archiver les données
Dans le niveau d'année que vous souhaitez archiver, toutes les cases de la liste de contrôle doivent être cochées. Cela signifie que vous avez terminé le processus et que le bouton Archiver les données est activé. Il vous sera alors demandé de confirmer que vous voulez continuer.
Une fois que vous avez confirmé, les données seront archivées en quelques secondes. Vous serez alors renvoyé à la liste de contrôle pour le niveau de l'année. Les deux premières cases à cocher seront cochées (parce qu'une copie de ces données a été conservée), et vous serez prêt à commencer à préparer la prochaine cohorte.
Que Faire ensuite?
Une fois l'archive terminée, vous devez passer à la liste de contrôle. Vous trouverez ci-dessous certains des éléments que vous devrez prendre en compte pour chacun des points de la liste de contrôle.
Matrice de sélection
La matrice de sélection est le tableau des cours et autres sélections que les élèves peuvent choisir. À moins que vous n'ayez complètement modifié les cours que vous proposez pour le niveau de l'année, vous n'aurez généralement besoin que d'ajustements mineurs (le cas échéant) à la matrice de sélection.
L'un des éléments suivants a-t-il changé ?
Nouveaux cours
Coûts des cours
Codes des cours
Nom des cours
Description du cours
Conditions préalables
Le membre du personnel approuvant les demandes de dérogation aux conditions préalables
La pondération unitaire d'un cours
Si la réponse à ces questions est "oui", vous pouvez effectuer les modifications dans la matrice de sélection. Consultez la documentation d'aide de la matrice de sélection pour plus d'informations sur ce domaine.
Processus de sélection
Créez un ou plusieurs élèves test, sous le lien élève de la liste de contrôle. Notez que vous devrez peut-être ajouter des Résultats (toujours dans la Liste de contrôle) pour l'élève test que vous créez, afin de pouvoir tester des parcours ou choisir des sélections avec des prérequis.Agissez en tant qu'élève test dans l'onglet Moniteur (qui se trouve dans la barre grise en haut de la page), et examinez le processus que les élèves suivront.
Si l'un des éléments suivants a changé, vous devrez revoir et mettre à jour le processus de sélection : (Il peut y en avoir d'autres en fonction de votre situation, mais ces éléments devraient constituer un bon point de départ).
Au niveau de la section
Il s'agit du niveau par défaut dans le volet de navigation, lorsque vous ouvrez cette page.
Modifications des filières (en gardant à l'esprit qu'il peut s'agir de filières universitaires et non universitaires, de programmes spécialisés et non spécialisés, etc.)
Au niveau de l’instruction
Il s'agit d'une section, accessible en cliquant sur la flèche déroulante à droite du nom de la section concernée.
Informations sur le texte que les élèves ne peuvent pas choisir.
Références spécifiques à une date ou à une année (nous vous recommandons d'éviter ces références car elles vous épargnent du travail !)
Le nombre de choix minimum et maximum qu'un élève doit faire dans un domaine spécifique
. Comment traiter une sélection lorsque l'élève n'a pas le ou les prérequis requis (ne pas afficher, indiquer que le choix n'est pas disponible, autoriser les demandes de dérogation) ?
Les choix que les élèves peuvent faire dans une ligne ou un domaine d'apprentissage spécifique (c'est le changement le plus courant que la plupart des écoles font chaque année).
Fonctions
Elles se situent au niveau des instructions et modifient le comportement de l’instruction.
PIN des parents
Si les élèves peuvent/doivent prendre des rendez-vous
Affichage des cours précédemment étudiés et des résultats correspondants
Au niveau de la sélection
Elle se trouve dans une instruction, accessible en cliquant sur la flèche déroulante à droite du nom de la section appropriée, puis sur la flèche déroulante à droite du nom de l'instruction appropriée.
L'ordre dans lequel les cours apparaissent
Cours obligatoires
Combinaisons de cours/sélections obligatoires ou non (notamment si vous avez introduit ou supprimé des cours)
Limites de capacité et règles qui traversent la structure du processus de sélection
le nombre de sélections qui seront acceptées pour un cours (et si la liste d'attente est autorisée ou non)
Les règles minimales et maximales qui ne s'alignent pas sur une liste spécifique de sélections
Tout le reste
Pour les autres éléments de la liste de contrôle, ils seront identiques à ceux de l'année précédente. Reportez-vous à la documentation d'aide appropriée si vous en avez besoin :
élèves ou pour les écoles publiques de WA uniquement: Préparer les données des élèves pour des extractions faciles