Préparation des données des élèves

Dans cette page, nous allons voir les données obligatoires, recommandées et facultatives sur les élèves que vous devez introduire dans la feuille de calcul pour le téléchargement.

 
Code de l'élève (requis)
Il y a deux choses à garder à l'esprit lors de ce réglage :

1. Il s'agit du code requis par votre logiciel d'emploi du temps, lorsque vous êtes prêt à importer les sélections dans votre logiciel d'emploi du temps (à l'exception des écoles publiques de WA qui utilisent SIS).
2. Il s'agit du nom d'utilisateur que les élèves devront saisir lorsqu'ils se connecteront au SSO.

 
Nom de l'élève (obligatoire)
Il s'agit d'un champ combiné de tous les noms. Vous vous demandez pourquoi il n'est pas divisé en prénom et nom de famille ? C'est parce que les logiciels d'emploi du temps n'utilisent généralement pas les noms (ils utilisent plutôt les codes des étudiants).

Si vos noms sont exportés dans deux champs différents et que vous devez les fusionner, vous pouvez le faire très facilement dans le tableur. Si le prénom figure dans la colonne A, le nom de famille dans la colonne B et que vous souhaitez combiner les noms dans la colonne C, utilisez la formule suivante (en supposant que vous commencez à la ligne 2, qui doit toujours être la première ligne de données) :

=A2&" "&B2 ( le bit entre le premier " et le second " doit être un espace), puis cliquez sur Entrée/Retour.
 

Une fois que la première ligne de données s'est correctement remplie, vous pouvez alors double-cliquer en bas à droite de la cellule que vous venez de remplir, ce qui devrait appliquer les mêmes données tout au long de la page. Veillez à faire défiler la page jusqu'à la dernière ligne pour vous assurer que tout s'est déroulé correctement. Vous pouvez également cliquer en bas à droite de la cellule et la faire glisser vers le bas des données.

Email des élèves (fortement recommandé)
Il ne s'agit pas d'un champ obligatoire, mais il ouvre de nombreuses fonctionnalités dans le SSO, comme la récupération par les élèves de leurs données de connexion, les notifications de demande de dérogation et les notifications d'annulation des cours interrompus. Une seule adresse électronique peut être utilisée. 
 
PIN du parent (facultatif)

Si vous utilisez la fonctionnalité du code PIN des parents, il est important que vous entriez un code PIN ici. Vous pouvez soit utiliser un code PIN que les parents connaissent déjà, soit en générer un aléatoire dans Excel avant de le télécharger. C'est à vous de communiquer les PIN aux parents, car ils ne peuvent pas être récupérés par le biais du SSO, et comme tous les PIN, ils ne seront jamais affichés. Une fois qu'il est entré, il est crypté et caché pour des raisons de sécurité, c'est pourquoi il est extrêmement important de conserver la feuille de calcul.

Pour générer des codes PIN aléatoires dans Excel, allez dans la colonne où vous avez l'intention de créer des codes PIN. Saisissez la formule

=RANDBETWEEN(10000,99999)  et cliquez sur Entrer.

 
 
Cela générera un numéro aléatoire à 5 chiffres entre 10000 et 99999. N'utilisez pas de zéro pour le premier chiffre du premier numéro, car vous vous retrouverez très probablement avec une poignée de codes PIN d'un chiffre plus court que les autres, ce qui sera source de confusion pour tout le monde.
 
Une fois que vous avez généré le code PIN aléatoire pour le premier élève, cliquez et faites glisser vers le bas (comme le deuxième diagramme dans la section Nom de l'élève ci-dessus) de sorte que chaque ligne ait un code PIN aléatoire. L'étape suivante est très importante.
 
Sélectionnez toute la colonne contenant les codes PIN générés de manière aléatoire, copiez-la (Control-C sous Windows ou Command-C sur Mac), puis choisissez Coller les valeurs dans la liste déroulante Coller du ruban.

 

 
Professeur à domicile (fortement recommandé)
Si un membre du personnel est chargé d'aider un élève à se connecter ou de s'assurer qu'il effectue des sélections valides, utilisez ce champ. Utilisez le même code que celui utilisé pour la section Personnel (celui qui se trouve dans la barre grise en haut de la page). Si le membre du personnel n'est pas correctement configuré, le système ne saura pas qu'il existe un profil auquel le lier et il rejettera l'information.

Conseiller de cours (fortement recommandé)
Tout comme le professeur à domicile, le conseiller de cours doit avoir le même code que son profil dans la section Personnel. Utilisez le code que vous avez créé pour le profil du membre du personnel, et le lien sera établi correctement. Si vous ne le faites pas, le SSO lèvera les mains et rejettera l'information.
 
Groupe domestique (fortement recommandé)
Les groupes domestiques fonctionnent en conjonction avec les enseignants à domicile - si vous remplissez l'un, vous devez également remplir l'autre. Le code est généralement une combinaison du niveau de l'année et de lettres (soit attribuées A, B, C, etc., soit basées sur le nom de famille du professeur principal).
 
Code externe (facultatif pour la plupart des utilisateurs, fortement recommandé pour les écoles du gouvernement de WA)
Ce champ peut être utilisé si un autre code a été attribué à l'élève, mais pas celui que vous souhaitez qu'il utilise pour se connecter au SSO. Dans la plupart des cas, il s'agira d'une organisation plus importante qui administre l'école. 

Maison (facultatif)

Il s'agit d'une autre façon de regrouper les élèves. Bien qu'il soit indiqué Maison, il peut être utilisé pour toute autre manière de répartir les élèves de la cohorte, et si vous n'en avez pas besoin, ne l'utilisez pas. Ce champ n'est pas obligatoire et n'a aucun impact sur vos données, si ce n'est qu'il apparaît dans quelques extraits.