La SSO est capable de gérer toute une série de permutations liées aux limites de capacité. Dans cette page, nous allons examiner les options disponibles et la manière de les configurer. 

Quand fixer des limites de capacité

Pour commencer, il faut que toutes les sélections soient à leur place dans le processus de sélection.

Comment fixer des limites de capacité

Aller à Liste de contrôle > Année X > Processus de sélection > Capacités

Une fois que vous êtes dans l'écran Limites de capacité, vous verrez un tableau de toutes les règles existantes que vous avez déjà configurées. Les règles de capacité ne peuvent être configurées qu'au sein d'un même code de cours.

Pour commencer, nous allons partir d'une nouvelle sélection pour laquelle aucune limite de capacité n'a déjà été définie. Cliquez sur le bouton "Ajouter nouveau", puis, en bas du tableau, choisissez dans la liste déroulante un code de cours pour lequel vous souhaitez définir une limite de capacité. 

 
 
Une fois que vous avez choisi la sélection, des informations supplémentaires apparaissent ci-dessous. À gauche, vous avez les paramètres de la règle que vous définissez, à droite, vous avez les instances de la sélection qui se produisent tout au long du processus de sélection. 

Examinons d'abord le côté droit. Parce qu'il n'y a pas d'autres limites de capacité appliquées pour ce cours jusqu'à présent. Chacune des flèches grises vous montre une instance potentielle de la sélection à laquelle vous pouvez appliquer la règle. Dans cet exemple, les élèves ont le choix entre trois parcours (que vous verrez à côté de chaque section), mais en réalité, les élèves ont tous le même emploi du temps. Dans chaque section, il y a plusieurs instructions dans lesquelles le cours se déroule. Dans ce cas, supposons que :

1. Nous voulons que tous les élèves, quelle que soit la filière qu'ils ont choisie, soient comptabilisés dans la limite de la capacité.
2. Nous ne voulons pas inclure les choix de réserve dans la limite de capacité, car ils constituent une position de repli une fois le calendrier établi, et
3. Bien que la section 5 soit destinée à des choix de réserve, nous voulons les inclure au cas où leur demande pour la filière industrielle serait rejetée.

Cliquez sur les flèches pour qu'elles deviennent vertes, pour toute instance du cours qui doit être incluse dans la règle. Toutes les autres instances qui n'ont pas besoin d'une limite de capacité (il n'est pas nécessaire d'avoir des limites sur tout), ou qui feront partie d'une règle différente, peuvent rester telles quelles.
 

Maintenant, nous allons examiner la partie gauche de la page Capacités, qui traite des paramètres des règles.
 
Individuel" signifie que la règle sera appliquée par instance que vous avez sélectionnée à droite. 

 
Partagé" signifie qu'il acceptera un total cumulé de la capacité spécifiée pour toutes les sélections effectuées dans les cas sélectionnés à droite (premier arrivé, premier servi).

 
Lorsque vous déterminez le nombre de capacités, n'oubliez pas que votre logiciel d'emploi du temps répartit normalement les élèves entre les classes. Si vous avez jusqu'à deux classes avec 25 élèves par classe, vous devez entrer 50 comme capacité. 
 
La section ci-dessous donne plus de détails sur la liste d'attente.

Comment modifier les limites de capacité

Trouvez l'entrée du tableau qui correspond à ce que vous devez modifier, puis cliquez sur Modifier/Voir. Cela ouvrira les détails de la limite de capacité.

N'oubliez pas qu'un code de cours peut avoir plus d'une règle de capacité, mais que chaque instance d'un code de cours ne peut être incluse que dans une seule règle de capacité.

Bien qu'il existe quelques possibilités limitées d'apporter des modifications lorsque votre événement est actif, il est plus courant de le faire lors de la configuration d'un nouvel événement. Avant de commencer à examiner et à modifier vos limites de capacité, assurez-vous que toutes les sélections sont à l'endroit où elles apparaîtront (comme déplacer des cours d'une ligne à l'autre, ajouter de nouveaux cours, supprimer des cours existants). 

L'étape suivante consiste à examiner systématiquement le tableau des limites de capacité que vous avez dans SSO, et à les modifier si nécessaire. La liste peut être assez longue, si vous avez beaucoup de cours à proposer et que des changements importants sont intervenus depuis votre dernier événement, vous pouvez même envisager de supprimer les limites de capacité existantes et de recommencer. Cliquez sur les cases à cocher à gauche de la colonne Code du cours, et un bouton Supprimer apparaîtra pour vous permettre de vous débarrasser de ces limites de capacité.

Lorsque vous pensez avoir complètement mis à jour vos limites de capacité, il y a deux choses que vous devez faire pour vérifier cela. Allez dans le profil de test de l'élève dans la page Moniteur, et vérifiez :

1. Les sélections qui devraient avoir une limite de capacité affichent un marqueur orange et le nombre de places disponibles.
2. Lorsque vous choisissez une sélection, l'impact qu'elle a sur les autres instances du même cours (ceci afin de vérifier que le paramètre Individuel/Partagé que vous avez défini est correct).

Les sélections qui apparaissent en vert ne sont pas soumises à une limite de capacité. Si ce n'est pas le cas, vous devez soit ajouter l'instance de la sélection à une règle existante, soit en créer une nouvelle si la limite de capacité est indépendante.

Listes d'attente

Comment fonctionne la liste d'attente

• Autorisé - La SSO autorise le nombre de sélections défini dans "Capacité est". Les élèves qui entrent dans la capacité verront un marqueur vert dans leur processus de sélection à côté de la sélection en question. Les sélections au-delà de cette capacité apparaîtront sous la forme d'un marqueur orange, avec la mention "**DANS LA LISTE D'ATTENTE**" à côté de la sélection. Ces listes d'attente conserveront leur position dans la file d'attente. Si un élève qui avait une sélection confirmée (en vert) retire sa sélection, l'élève en tête de la file d'attente verra sa sélection passer automatiquement en sélection confirmée - le SSO enverra un e-mail à l'élève et laissera également une notification dans l'application. Ce processus est entièrement automatisé et ne peut être modifié. 
• Non autorisé - Le système SSO autorisera le nombre de sélections défini dans la rubrique "Capacité" et apparaîtra alors aux élèves comme non disponible pour la sélection.Si un élève dont la sélection est confirmée se retire, le poste nouvellement disponible le sera pour la personne suivante qui souhaite le sélectionner.

 
Des changements qui vont passer à la volée (y compris l'annulation d'une liste d'attente)

• Il est possible d'augmenter les capacités. Si les listes d'attente sont autorisées, cela confirmera automatiquement les positions suivantes dans la file d'attente. 
  Si vous arrivez à la fin de votre événement, vous pouvez passer de liste d'attente autorisée à liste d'attente non autorisée. Cela annulera les listes d'attente et leurs positions dans la file d'attente (faites attention !). Vous aurez la possibilité d'envoyer une notification aux élèves (sous la forme d'un courriel et d'une notification aux élèves dans le SSO). La notification peut également contenir du texte libre, ce qui vous permet d'informer les élèves que leur liste d'attente ne se résorbera pas et de leur demander de choisir un autre cours pour lequel il reste de la place. N'oubliez pas que vous pouvez également accorder un délai supplémentaire aux élèves dans cette situation, après la date de fin d'inscription du reste de la cohorte.

Applications pratiques

Exemple 1
Si vous avez une structure d'horaire fixe, les élèves peuvent voir des parcours différents, mais en réalité, il s'agit très probablement du même horaire. Supposons que vous proposiez l'éducation physique sur la ligne 4 de votre emploi du temps, et qu'il y ait deux classes comptant jusqu'à 30 élèves chacune. Vous mettriez en place une capacité partagée de 60, avec les mêmes instances sur chaque parcours sélectionné. La partie liste d'attente est à votre discrétion. Si vous avez une ou plusieurs instructions dédiées aux choix de réserve, vous ne devez pas les sélectionner comme l'une des instances.
 

 
Exemple 2
Disons que vous proposez de l'anglais sur les lignes 1 et 4. Vous savez que vous aurez les effectifs pour au moins deux (ou peut-être 3) classes de 30 sur la ligne 1, et que vous n'avez les ressources que pour 3 classes de 30 sur la ligne 4. Il faut donc établir deux règles. D'abord, la ligne 1.  Cliquez sur Ajouter nouveau, et choisissez Anglais dans la liste déroulante. Définissez l'option Partagé (parce que les élèves choisissent le même horaire, même s'ils choisissent par le biais de leurs filières respectives), entrez la capacité de 60 (c'est-à-dire les deux classes) et définissez l'option Liste d'attente autorisée (au cas où vous obtiendriez le nombre d'élèves nécessaire pour organiser une classe supplémentaire). Sélectionnez les trois instances à droite, de sorte que les 60 s'appliquent de manière cumulative, puis cliquez sur Enregistrer.
 

 
 
Une fois que vous avez enregistré la règle pour la ligne 1, cliquez sur Ajouter nouveau, puis choisissez le même anglais dans la liste déroulante.
La limite est toujours partagée, car elle s'applique aux instances des trois parcours qui seront toutes dans les mêmes classes ensemble. Entrez 90 pour la capacité, et parce qu'il n'y a pas assez de ressources pour avoir plus de classes, nous choisirons Non autorisé pour les listes d'attente. Les trois instances d'anglais pour la ligne 1 n'ont plus de flèches à côté d'elles, car elles sont déjà dans une autre règle (celle que nous avons configurée ci-dessus). Nous devons maintenant sélectionner les trois instances de la ligne 4, puis cliquer sur Enregistrer - terminé.